فاکتور هزینه – هزينه به حساب موقتي گفته مي شود که ماهيت بدهکار دارد. انواع هزينه ها در حسابداري شامل مخارجي مي شود که به صورت عيني انجام مي شوند و شما به صورت ثابت از درآمد شرکت براي آنها خرج مي کنيد؛ مانند حقوق پرسنل.
اما بعضي مخارج غير عيني که به مرور از دارايي هاي شرکت کم مي شود نيز به عنوان هزينه شناخته مي شوند مانند استهلاک دارايي.
از اين رو هر چيزي که مخارجي روي دست شما قرار مي دهد هزينه بوده و جزء بدهکاري ها ثبت مي شود.
انواع فاکتور هزینه
· فاکتور هزینه اداري و تشکيلاتي:
هر هزينه اي که جزء هزينه هاي مالي نباشد و روي فروش هم تاثير مستقيم نداشته باشد که 80 درصد هزينه ها در اين رديف قرار مي گيرند. مانند هزينه هاي حقوق و دستمزد و هزينه هاي قبوض و غيره.
· فاکتور هزینه توزيع وفروش:
هر هزينه اي که بطور مستقيم روي فروش تاثير بگذارد؛ از قبیل: هزينه تبليغات، نصب استند تبليغاتي، اشتراک روزنامه، هزينه بازارياب و هزينه بسته بندي
· فاکتور هزینه مالي:
مانند هزينه کارمزد بانکي.
· فاکتور هزینه بهره:
بهره اي که به بانک بابت وام پرداخت مي کنيم.
· هزينه جرايم وعوارض
· هزينه مطالبات سوخت شده
يکي از شاخص هاي اصلي، براي پيشرفت موسسات و شرکت ها، کنترل هزينه ها در حسابداري است.
کنترل هزينه ها به صورت هاي زير به شرکت ها کمک مي کند:
1- جلوگيري از هزينه هاي مازاد
2- ثابت نگه داشتن هزينه ها
واحد حسابداري در شرکت ها پس از هزينه يابی با استفاده از روش های هزینه یابی و ارائه آن به مديريت، مي تواند در جهت تصميم گيري هاي آتي و کنترل هزينه ها کمک کند. هزينه ها در شرکت ها بايستي کنترل شود و اگر بي رويه و بدون مديريت باشد مي تواند به صورت افسارگسيخته در جهت زيان شرکت و در نهايت به ورشکستگي آن بيانجامد. انجام هزينه ها اجتناب ناپذير است، اما کنترل، مديريت و بهينه مصرف کردن هزينه ها جزء لاينفک آموزش حسابداري است.
ثبت سند هزينه به چه شکلي انجام مي شود؟
براي ثبت سند انواع هزينه ها در حسابداري دو راه پيش روي شما قرار دارد. روش اول ثبت هزينه با پرداخت و روش دوم ثبت شناسايي هزينه.
1. ثبت فاکتور هزینه با پرداخت
هزينه هايی هستند که هنگام ثبت پرداخت شده اندف در این موارد هزينه مورد نظر به مبلغ اعمال شده بدهکار و محل پرداخت بستانکار و نهايتا ثبت صورت مي گيرد. در نرم افزار حسابداري نيز اين امکانات گنجانده شده است.
مثلا هزينه اي که بابت خريد چاي و قند آبدارخانه شرکت ثبت و پرداخت مي شود؛ که در نرم افزار حسابداري سازه حساب مي توانيد از دو روش حواله و پرداخت ثبت نماييد.
2- شناسايي و ثبت فاکتور هزینه
برخي ديگر از هزينه ها هستند که گرچه در هنگام ثبت پرداخت نشده اند اما بايد ثبت شوند.
به عنوان مثال هزينه حقوق بر طبق قرارداد بايد آخرين روز هر ماه شناسايي شود، ولي ممکن است بعضي از مجموعه ها آن را در روز هاي آتي ماه بعد پرداخت کنند؛ پس قبل از پرداخت در هزينه هاي ماه ثبت و شناسايي مي شوند و اينگونه ثبت صورت مي پذيرد که هزينه حقوق بدهکار و حساب جاري کارکنان بستانکار مي شود که جز بدهي شرکت مي باشد.
اگر نحوه قرارداد با پرسنل به گونه ايست که فقط هر ماه مبلغ مشخصي به عنوان حقوق ثابت به آنها پرداخت مي گردد؛ بايد درگروه هزينه ها هزينه اي با نام “هزينه حقوق پرداختي” تعريف شود.
براي ثبت فاکتور هزینه هايي مانند حقوق، ابتدا بايد آن هزينه شناسايي و در حساب شخص ثبت گردد. به منظور ثبت هزينه بايد از منوي بازرگاني و آيکن هزينه ها F11 را انتخاب کنیم. در اين فرم با انتخاب گروه هزينه مورد نظر، گزينه جديد را کليک مي نمائيم. پس از ثبت تاريخ، شرح هزينه، مبلغ و مقدار، شخص مورد نظر را از ليست اشخاص انتخاب می کنيم.
با ثبت اين هزينه و مراجعه به بخش گردش حساب اشخاص، مي بينيم که شخص پرسنل بابت هزينه حقوق بستانکار شده است
براي پرداخت حقوق پرسنل مي توان از سند پرداخت استفاده کرد. نحوه پرداخت به اشخاص مي تواند بصورت نقدي از صندوق، حواله ازبانک، پرداخت چک و يا خرج چک مشتري باشد. بديهي است که با ثبت سند پرداخت، شخص پرسنل به مبلغ پرداختي بدهکار مي گردد.