به باور خیلی از افراد، حسابداری رستوران پیچیده‌تر از حسابداری یک مغازه و یا یک فروشگاه است شاید این باور از آنجا ناشی شده که حسابداری رستوران بخشی از حسابداری تولید و قیمت تمام شده که به اختصار حسابداری صنعتی می‌نامند.
شخصی که حسابداری رستوران را انجام می‌دهد باید با مفاهیم انبار، مواد اولیه و محاسبه هزینه‌ها بر روی تک تک محصولات رستوران آشنا باشد و با توجه به ریزه‌کاری‌های این حرفه، محاسبه قیمت تمام شده برای حسابداران کاری بس دشوار می‌تواند باشد.
مواردی از حسابداری که برای تولید و فرآیند حسابداری قیمت تمام شده مورد نیاز است شامل محاسبه مواد اولیه، هزینه حقوق کارگران، پرسنل واجاره محل رستوران و تولید و نرخ سربار تولید است.
در اکثر رستوران‌های ایرانی و فرنگی انواع غذاها و دسر و سالاد با دستور پخت‌‌های مختلف ارائه میشود که در بسیاری از غذاها مواد اولیه، حقوق و نرخ سربار مشترک است.
مثلا در خورشت‌ها وانواع کباب‌ها مواد اولیه گوشتی مشترک است، در انواع پلوها برنج و روغن و نمک و ادویه هم مشترک است و… حال باید در نظر گرفت در یک رستوران 30 مدل غذا تولید و 15مدل سالاد و دسر سرو آماده و به مشتریان ارائه میشود و حسابدار مجموعه قرار است قیمت تمام شده این غذاها را محاسبه کند واقعا این محاسبه کاری بس دشوار و طاقت‌فرسا می‌تواند باشد.
بحث دیگری که در ارتباط با حسابداری رستورانی مطرح میشود نحوه نوشتن منوهای مختلف برای برگزاری انواع مراسم (عروسی ترحیم جشن تولد افطاری و …..) با لیست غذاها و حتی حاشیه سودهای متفاوت میباشد که حسابدار مجموعه باید توانایی ارائه ان را داشته باشد.
رسیدگی به حساب های مشتریان و همچنین اشخاص و شرکت های تامین کننده مواد اولیه رستوران که در واقع بدهکاران و بستانکاران یک مجموعه غذایی را تشکیل میدهند نیز بخش دیگری از وظایف حسابدار یک رستوران می باشد
جدا از موارد ذکر شده در بالا یک رستوران مثل هر مجموعه دیگری محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را نیز دارا میباشد که نیازمند دقت بسیاربالاست.
نظر به اینکه صنعت رستوران‌داری در ایران متحول و به شدت رقابتی شده است با همه تلاشی که برای موفقیت انجام میشود اما رستوران‌داری و کسب و کارهای مشابه، نیازمند چیزی فراتر از یک استعداد پخت وپز و درست کردن غذا است.
داشتن یک طرح کسب و کار خوب و داشتن نظم برای انجام دقیق آن و همچنین کنترل گردش‌های مالی مجموعه به عوامل تعیین کننده‌ای مرتبط است، برای اینکه رستوران در آینده موفق شود یا با مشکل روبرو نشود، بهتر است عوامل تعیین کننده این موارد در مدیریت رستوران درک شود.
رستوران داران باید همیشه نگاهی به لیست هزینه‌ها و درآمدهای رستوران خود بیاندازند تا بتوانند آگاهانه داده‌های مالی را بررسی کنند و برای آنها تصمیم‌گیری کنند.به عبارت دیگرداشتن یک رستوران ویا فست فود موفق درشرایط کنونی بیشتر از ان که نیازمند سرآشپزهای حرفه ای باشد محتاج یک سیستم حسابداری و یک مدیریت توانمند است.
با وجود این تفاسیر انجام حسابداری یک مجموعه غذایی یا رستوران به صورت دستی و سنتی کاری بسیار سخت و طاقت فرسا خواهد بود و طبیعی است که این حجم از کار حسابداران را به سمت استفاده از نرم افزار های مالی و حسابداری سوق دهد.
نرم افزار حسابداری رستورانی شالوده اداره یک رستوران است. برای مدیران دنبال کردن هزینه‌ها و مخارج و امور مشتریان در کنارمدیریت کارکنان کار سختی است.اگرچه استفاده از نرم افزارهای حسابداری این کار را به شدت تسهیل میکند اما یک مدیراین را نیز باید بدانند که اگر رشته تحصیلی اش حسابداری نباشد و چنانچه بخواهد با نرم افزار حسابداری رستوران، مدیریت خود را کنترل و ادامه دهد این کار در آینده بسیار سخت خواهد بود. در واقع اگر شخص اطلاعات زیر را نداشته باشد احتمالا کسب و کار موفقی نخواهد داشت
چه میزان درآمد دارد؟
چه مقدار هزینه میشود؟
لیست هزینه‌های انبار داری و حمل و نقل چه میزان است؟
چه میزان بودجه برای پوشاندن هزینه حقوق و دستمزد کارکنان رستوران و هزینه‌های جاری اداری احتیاج است تا کسب و کاری سودمند داشت؟
با توجه به مطالب بیان شده سوالی که اکنون باید به دنبال پاسخ ان باشیم این است که یک نرم افزار جامع حسابداری رستوران خوب باید دارای چه قابلیت‌هایی باشد؟
1-سادگی و کارایی
تقریبا هیچ چیز در دنیا نمی‌تواند زمان‌دارتر و کسل‌کننده‌تر از وارد کردن اطلاعات در نرم افزار و کار با نرم افزار باشد. یک نرم افزار حسابداری رستوران خوب باید به راحتی قابل استفاده باشد و این فرآیند را با سازمان‌دهی و ایجاد زمینه مناسب به هنگام ورود داده به خوبی پیاده‌سازی کند. اگر نرم افزار حسابداری رستوران به نرم افزار رستوران متصل باشد دیگر لازم نیست اطلاعات را به صورت دستی وارد شود و اطلاعات به راحتی جا به جا میشود.
2-گزارشات خوب و دقیق:
نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارشات مالی کامل و مقایسه‌ای ارائه دهد .بسیار مهم است که از میزان درآمد و سودی که به دست می‌آورید آگاهی پیدا کنید.آگاهی از میزان سود و درآمدی که به دست می‌آید به اندازه دنبال کردن هزینه‌ها اهمیت دارد. برای اینکه رستوران داری، از میزان سودی که به دست آورده اطلاع داشته باشد، لازم است که به صورت هفتگی میزان درآمد حاصل از فروش غذاها و نوشیدنی‌ها را ثبت و بررسی کند.
اگر میزان سود هفتگی، حساب و بررسی نشود ممکن است باعث شود زمانی که شرکت در حال ضرر دادن است شخص متوجه این موضوع نشده و یا با اشتباه حساب کردن میزان سودش، به عنوان مثال کمتر حساب کردن آن از میزان واقعی آن، به اشتباه تصور شود که شرکت در حال ضرر دادن است.
در صورتی که این طور نیست یا با زیادتر حساب کردن آن از میزان واقعی، این خطر وجود داشته باشد که به دلیل کنترل نداشتن بر روی مقدار پول بیشتر از بودجه هفتگی خود خرج کنند.
3-راحتی و در دسترس بودن گزارشات:
باید بتوان هر زمان و هر کجا که لازم است به گزارشات خود از طریق نرم افزار حسابداری رستوران دسترسی داشت و لیستی از سود و زیان تهیه کرد. با تهیه لیستی از سود و ضررهای احتمالی رستوران می‌توان مقدار هزینه‌های اجرایی، عملیاتی و حقوق کارکنان و همچنین هزینه‌های مواد اولیه و میزان سود خود را به دست آورده و همیشه از آنها اطلاع داشت.
این لیست تمام اطلاعات مربوط به حسابداری و حسابرسی را به صورت یک سند مرتب و جامع ساماندهی کرده که می‌توان این سند را با توجه به نیازهای شرکت خود تغییر داده و تنظیم کرد.
در صورتی که از این روش برای تنظیم اسناد و اطلاعات استفاده شود بهتر است که از یک نرم افزار حسابداری رستوران یا حسابداری تولید جامع استفاده شود که به خوبی تمام مخارج، هزینه‌ها و سود را با جزئیات کامل نشان دهد..
4-استفاده آسان
نصب و استفاده از این نرم افزار باید نسبتا آسان باشد تا چنانچه غیر از حسابدار مجموعه کاربران دیگری نیز از این نرم افزار استفاده میکنند بتوانند به راحتی به انجام امور محوله بپردازند.
5-به روز بودن
نرم افزاری که انتخاب میشود باید قابلیت این را داشته باشد که به طور مرتب به روزرسانی شود تا مطابق شرایط بتواند بهترین بازدهی را داشته باشد.
تحقیق و پیدا کردن یک نرم افزار حسابداری رستوران ممکن است کار خسته کننده و یا سختی به نظر برسد اما با یک انتخاب صحیح می‌توان در زمان و کار خود صرفه‌جویی کرد.
پس در انتخاب نرم افزار رستوران و حسابداری رستوران باید وقت گذاشت، از تجربیات همکاران خود استفاده کرد البته یک نرم افزاری که مناسب کسب و کار همکار است لزوما مناسب رستوران نیست ولی مشاوره همیشه بهتر از انتخاب‌های احساسی و یا با اطلاعات کم است.