خرید نرم افزار حسابداری یکی از مهمترین و چالش برانگیزترین جنبه های راه اندازی هر کسب و کار می باشد، که ثبت اطلاعات مالی، هزینه های ورودی و خروجی و محاسبه سود در هر زمان از جمله ویژگی های آن است.
اگر صاحب یک بیزنس استارت آپی هستید، احتمالا مدیریت همه امور اداری و مالی کمی برایتان راحت تر باشد. اما در مورد شرکت های بزرگتر، حجم بالای صورتحساب ها و داد و ستد در هر دوره می تواند ثبت وقایع مالی تجارت را دشوار کند.
به همین دلیل انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری از ابتدا، یکی از ملزومات مدیریتی برای سازمان ها و شرکت هاست. و این بدان معنی است که باید از نرم افزارهای حسابداری کارآمد برای کسب و کار بهره گرفت.
در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید به وظایف آن توجه کرد؟
آنچه که از وظیفه یک نرم افزار حسابداری خوب انتظار می رود، پوشش دادن مدیریت فعالیت های مختلف در بحث مالی و حسابداری شرکت است. معمولا این فعالیت ها به چند دسته مشخص تقسیم می گردد:
-بررسی وضعیت کلی
-مدیریت دریافت ها
-مدیریت پرداخت ها
-حقوق و دستمزد
-گزارش گیری جامع
اگر شما صاحب یک کسب و کار باشید، با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید میزان سرمایه اولیه خود را تعیین و نیازهای کاری تان را در نرم افزار تعریف نمایید. اینگونه فاکتورهای مختلف را می توانید به ثبت برسانید، هزینه های ماهیانه کسب و کار مانند حمل و نقل، آب و برق و اجاره و حقوق پرسنل را نیز اعمال کنید و در انتهای هر بازه بازدهی سود را به آسانی محاسبه کنید. در نهایت نیز قادر خواهید بود تا از عملکرد کاری تان گزارش بگیرید و برای روند رسیدن به اهداف مالی تان برنامه ریزی کنید.
پیشنهاد مطالعه : حسابداری حمل و نقل باری
چرا به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
تکنولوژی در اکثر مواقع به مقوله به روز بودن و استفاده بهینه و تمام و کمال از ویژگی های دلخواه کمک می کند. نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. همچنین دوره استفاده از نرم افزار های آفلاین به سر رسیده و بحث پیشروی در زمان به یک موضوع جدی در کسب و کارها تبدیل شده است.
در واقع صرفه جویی در زمان با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری می تواند تاثیر بی نظیری بر روی مدیریت مالی داشته باشد. علاوه بر این استفاده از این راهکارهای مفید مالی، امکان وجود خطاهای انسانی را به صفر می رساند و اطلاعات دقیق تر و بینشی وسیع تر از وضعیت مالی در دست خواهد بود.
نکات تکمیلی در هنگام خرید نرم افزار حسابداری
دارا بودن امکانات مناسب با کسب و کار شما
میخواهید نرم افزار شما شامل چه ویژگی هایی باشد. لیستی از امکاناتی که میخواهید نرم افزارحسابداری شما ، داشته باشد (متناسب با شغل و نیازهای تان) تهیه کنید.
امکان دارد شما نرم افزار ساده ای نیاز داشته باشید که فقط دریافت و پرداخت های نقدی شما را محاسبه ومدیریت کند، و یا اینکه به نرم افزار جامع تری نیاز دارید که تمامی موارد را برایتان برآورده کند.
برآورد هزینه
چقدر میخواهید برای نرم افزار خود هزینه کنید. برآوردی از هزینه های نرم افزار انتخابی خود داشته باشید .
بسته به مبلغی که در نظردارید می توانید نرم افزار مناسبی خریداری کنید. ممکن است یک نرم افزار آماده با پایگاه داده کوچک و رایگان با هزینه کم نیاز شما را برآورده کند . و اگر برنامه حسابداری مخصوص صنایع بزرگ ، سازمانی با طراحی خاص در نظر داشته باشید هر قدر نیاز شما تخصصی تر باشد هزینه هایی که باید بپردازید هم بیشتر خواهد شد.
در هنگام خرید نرم افزار حسابداری علاوه بر هزینه کلی نرم افزار که باید بپردازید، به سایرهزینه ها نیز باید توجه کنید مثل هزینه های تعمیر و نگهداری، پشتیبانی، ارتقای دوره ای و…
پیشنهاد مطالعه : قیمت نرم افزار های حسابداری
قابل انعطاف بودن
انعطاف پذیری یک نکته و عامل کلیدی در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما به حساب می آید.
کسب و کار شما ممکن است در حال حاضر محدود و کوچک باشد اما اگر قصد توسعه و ارتقاء کسب و کارتان را داشته باشید به نرم افزاری نیاز دارید که با گردش موجودی بالا و کارمندان و مشتریان بیشتر خود را تطبیق دهد.
در نظر داشته باشید نرم افزاری که قصد خرید آن را دارید ماژول های افزایش قابلیت و ارتقا را دارد یا خیر.
پشتیبانی فنی
همواره ممکن است در هنگام استفاده از نرم افزار سوال و یا اشکال وجود داشته باشد و یا به طور کلی برخی مشکلات و تغییرات نیاز باشد تا در نرم افزار ایجاد شود که تنها از طریق پشتیبانی می توان به این نیازها و تغییرات و حل مشکلات دست یافت. بنابراین به این نکته توجه داشته باشیم که نرم افزار حسابداری که قصد خریداری آن را داریم دارای پشتیبانی کامل باشد.
امنیت و نگهداری اطلاعات
بهتر است بدانید از با اهمیت ترین ویژگی که یک نرم افزار حسابداری می تواند داشته باشد، سیستم امنیتی آن است.
چرا که تمامی اطلاعات مالی با ارزش مربوط به یک سازمان و یا یک شرکت در آن ثبت خواهد شد. به همین دلیل یک نرم افزار حسابداری مناسب باید دارای سیستم امنیتی باشد که هر کسی نتواند به آن اطلاعات دسترسی پیداکند. در شرایطی که این ویژگی در آن نباشد نه تنها کمکی به سازمان و شرکت مربوطه نمی کند بلکه می تواند اثرات مخربی هم بر روی آن داشته باشد.
افزایش دانش مالی
از سواد مالی خود مطمئن شوید با کلیات و اصول اولیه حسابداری آشنا شوید. زیرا اگر ندانید چه اطلاعاتی را وارد نرم افزار میکنید یا چگونه باید از آن اطلاعات استفاده کنید، وجود نرم افزار هیچ کارایی برای شما نخواهد داشت. اگر برای کسب و کارتان حسابدار داخلی یا مشاور خارجی دارید برای آگاهی دقیق از ویژگی های خاص صنعت وکسب خودتان از آنها مشورت بگیرید.
برای مشاهده مجموعه نرم افزار های حسابداری سازه حساب به صفحه نرم افزار حسابداری فروشگاهی مراجعه نمایید.