در سیستم های حسابداری برای ثبت و شناسایی موجودی کالاها دو روش متفاوت وجود دارد که هرکدوم ویژگی ها و مزایای خاص خود را دارا می باشند و کاربرد های متفاوتی دارند. این روش ها شامل سیستم ادواری و سیستم دائمی می باشند که در ادامه به تشریح آنها می پردازیم.
موجودی کالا: مقدار فیزیکی از کالا است که در یکی از انبارهای شما وجود دارد.
موجودی ریالی کالا: معادل ریالی موجودی کالا است که در سیستم حسابداری شما مشخص می شود.
مبلغ موجودی ریالی کالا در انبار بر اساس یکی از روش های FIFO، LIFO یا میانگین محاسبه می شود که در ادامه مطلب توضیح داده خواهد شد.
تعریف روش ادواری
وقتی روش ثبت ادواری است، تغییرات ریالی موجودی کالا در طول دوره در حسابداری منعکس نمی شود. و فقط در انتهای دوره موجودی پایان دوره شمارش می شود و معادل ریالی آن در حسابداری ثبت می شود. این روش معمولا در شرکت های بازرگانی استفاده می شود.
تعریف روش دائمی
در روش دائمی هر بار که موجودی کالا در انبار تغییر می کند که می تواند بر اساس برگه رسید، برگه حواله، انتقال بین انبارها و یا تعدیل کسر و اضافه باشد، بایستی در حسابداری نیز موجودی ریالی معادل آن نیز تغییر کند. به عبارت دیگر همواره موجودی ریالی انبار در حسابداری با معادل ریالی موجودی کالا در انبار به روز است. روش دائمی معمولا در شرکت های تولیدی و مجموعه بازرگانی که سابقه مستمر و دائمی از کالا دارند استفاده می شود.
روش دائمی بهتر است یا ادواری
همانطور که در تعریف روش ادواری اشاره شد در روش ادواری فقط یک ثبت حسابداری در پایان دوره انجام می شود و این یعنی انجام کار به روش ساده اما اشکال آن در این است که در طول دوره موجودی ریالی انبار در اسناد حسابداری ثبت نیامده است و تاثیری در گزارشات حسابداری ندارد و این بدان معنا است که گزارشات حسابداری به اندازه کافی دقیق نیستند.
لذا می توان چنین نتیجه گرفت که روش دائمی مناسب تر است ولی پر زحمت تر است مگر آنکه از نرم افزاری مانند حسابداری پیشرفته سازه حساب استفاده شود که با ثبت هر برگه، ثبت سند حسابداری مربوطه را به صورت خودکار انجام می دهد. بدین ترتیب شما مزایای استفاده از روش دائمی را در کنار سهولت استفاده همزمان در اختیار دارید.
سرفصل حساب های مورد نیاز
همانطور که گفته شد ثبت های حسابداری روش دائمی و ادواری با هم متفاوت است. در این بخش سرفصل حساب های مورد نیاز برای هر کدام از روش های را توضیح می دهیم.
سر فصل حساب های مورد نیاز برای روش دائمی
موجودی کالا: با هر خرید و فروش این حساب بدهکار یا بستانکار می شود.
بهای تمام شده کالای فروش رفته: در ثبت فروش و برگشت از فروش استفاده می شود.
فروش: در ثبت فروش استفاده می شود.
برگشت از فروش و تخفیفات: در ثبت برگشت از فروش مورد استفاده قرار می گیرد.
سر فصل حساب های مورد نیاز برای روش ادواری
موجودی کالا: در انتهای دوره و سند افتتاحیه استفاده می شود.
خرید: در فاکتور خرید استفاده می شود.
برگشت از خرید و تخفیفات: در برگشت از خرید از این حساب استفاده می شود.
فروش: در ثبت حسابداری فاکتور فروش استفاده می شود.
برگشت از فروش و تخفیفات: در ثبت حسابداری برگشت از فروش لازم است.
نحوه ثبت سند در روش دائمی
در موارد زیر ردیف اول ثبت بدهکاری و ردیف دوم ثبت بستانکاری است
ثبت خرید
موجودی کالا (بد)
شخص (بس)
ثبت برگشت از خرید
شخص (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت تخفیفات نقدی خرید
شخص (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت فروش
شخص (بد)
فروش (بس)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
شخص (بس)
موجودی کالا (بد)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بس)
نحوه ثبت سند در روش ادواری
ثبت خرید
خرید (بد)
شخص (بس)
ثبت برگشت از خرید
شخص (بد)
برگشت از خرید و تخفیفات (بس)
ثبت تخفیفات نقدی خرید
شخص (بد)
تخفیفات نقدی خرید (بس)
ثبت فروش
شخص (بد)
فروش (بس)
ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
شخص (بس)
روش دائمی و ادواری در نرم افزار حسابداری سازه حساب
نرم افزار حسابداری سازه حساب هم از روش دائمی و هم از روش ادواری پشتیبانی می کند.
بررسی روش های ارزیابی موجودی ها
روش FIFO (اولین ورودی-اولین خروجی)
در این روش گردش اقلام بهای تمام شده با گردش فیزیکی کالاهای موجود تطبیق دارد . اجرای این روش در موقعیتی که قیمت ها در حال افزایش هستند، سود ناخالص بیشتری نشان می دهد. بالطبع سود بیشتر به معنای مالیات بیشتر می باشد و در زمانی که درآمدهای جاری با اقلام بهای تمام شده قدیمی مقایسه شوند سود کاذب نشان می دهد و در ادامه جهت تامین موجودی مجبور به خرید کالا با قیمت بالاتر می شود.
روش LIFO (آخرین ورودی-اولین خروجی)
در این روش در دوره افزایشی قیمت ها سود ناخالص کمتر حساب می شود و مالیات کمتری رابه همراه دارد.
روش نرخ میانگین
این روش در سیستم های ارزیابی ادواری و دایمی بکار می رود و تمامی معایب دو روش فوق را دارا می باشد. در صورت اجرا این روش ها سود ناخالص و موجودیهای آخر دوره هیچ یک با قیمتهای جاری یا قیمتهای نزدیک به آن محاسبه نمی شود.
نکات مهم
در روش دائمی ثبتی برای پایان دوره وجود ندارد چون در تمام طول دوره با تغییرات مربوطه حساب موجودی کالا نیز تغییر کرده است. فقط یک ثبت نهایی برای منتقل کردن حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته به حساب خلاصه سود و زیان وجود دارد.
– در روش دائمی برای فروش و برگشت از فروش دو ثبت حسابداری انجام می شود مانند آنچه در بخش نحوه ثبت سند توضیح داده شد
– در روش ادواری موجودی کالا در پایان دوره و با انبارگردانی مشخص می شود
– برای گرفتن گزارش سود و زیان در روش ادواری ابتدا باید موجودی کالا پایان دوره مشخص شود.
– در روش دائمی سرفصل حسابی برای “خرید و تخفیفات و برگشت از خرید” تعریف نمی شود.
– در روش ادواری سرفصل حساب “موجودی کالا” گردش ندارد و برای ثبت حسابداری فاکتورهای خرید کالا از حساب “خرید” استفاده می شود.