مدیران موسسات و سازمانها توجه وافری به سیستم های کنترل داخلی دارند.زیرا مدیران به خوبی میدانند در نبود یک سیستم کنترل داخلی اثر بخش ، تحقق رسالت اصلی شرکت،حفظ سودآوری وبه حداقل رساندن رویدادهای غیر منتظره بسیار مشکل است و وسیله ایست که موجب میشود، نسبت به ارقام وآمار حسابداری اطمینان بیشتری بیابند واعداد واطلاعات مذکور را مبنای تصمیمات خود قرار دهند وهمچنین آنان را مطمئن میسازد که سیستم و روشهای صحیح مالی واداری در داخل موسسه ایشان به طور کامل اجراء میشود.
سیستم های کنترل داخلی از نظر حسابرسان مستقل نیز حائز اهمیت بسیاری میباشد. زیرا حدود،نوع واجرای کنترلهای داخلی بیش از هر موضوع دیگر،در تعیین روشهای حسابرسی وحجم رسیدگی های حسابرس موثر می باشد و حسابرس مستقل پس از بررسی چگونگی کنترل داخلی میتواند نسبت به گستردگی رسیدگی ها جهت اظهار نظر نسبت به گزارشهای مالی تصمیم لازم را اتخاذ نماید.
حتی اثر بخش ترین سیستم کنترل داخلی ،تنها میتواند به واحد اقتصادی کمک کند تا به اهداف تجاری اساسی دست یابد.کنترل داخلی اثربخش میتواند مدیریت را به اطلاعاتی دربارة پیشرفت یا عدم پیشرفت در راستای تحقق اهداف مجهز کند ، امّا نمی تواند رویدادها یا پدیده های غیر قابل کنترل مانند سیاسته ا یا برنامه های دولت ، اقدامات رقبا یا شرایط اقتصادی را تغییر دهد .
ولی برای دستیابی به اکثر اهداف مهم ، به کار گیری کنترلهای داخلی گریز ناپذیر است .به همین جهت ،تقاضا برای سیستمهای بهتر و برتر کنترل داخلی و گزارش عملکرد آنها دائماً رو به افزایش است.با دقت نظر بیشتر میتوان دریافت که کنترل داخلی ابزاری مفید برای حل مشکلات بالقوه است. کنترل های داخلی تنها به حسابداری وامور مالی محدود نمی شود بلکه تمام واحد تجاری و فعالیت های آن را شامل میشود.
کنترل های داخلی
برداشت افراد از اصطلاح کنترل داخلی متفاوت است .این امر سردرگمی بازرگانان،قانون گذاران،تدوین کنندگان مقررات و دیگران را به دنبال دارد.این برداشتهای ناهمگون وانتظارات متفاوت ،مشکلاتی را برای واحدهای اقتصادی به بار می آورد.چنانچه در قوانین ،مقررات یا دستورالعملها واژه کنترل داخلی به کار رود بی آنکه تعریفی صریح و روشن از آن آورده شود آنگاه بر دامنه مشکلات افزوده میشود .
تعریف کنترل داخلی :
فرآیندی است که به منظور کسب اطمینان معقول(نسبی) از تحقق اهدافی که در پنچ گروه به شرح زیر دسته بندی می شوند،توسط هیئت مدیره ،مدیریت و سایر کارکنان یک واحد اقتصادی برقرار می شود:
ـ اثربخشی و کارآیی عملیات
ـ قابلیت اعتماد گزارشدهی مالی
ـ رعایت قوانین و مقررات مربوط
ـ تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
ـ حفاظت داراییها در برابر ضایع شدن ،سوء استفاده و تقلب
انواع کنترل های داخلی
کنترل های داخلی عملیاتی (اداری )
کنترل هایی هستند که برصورتهای مالی تاثیری ندارند یا تاثیر اندکی دارند وبه طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرند . این کنترلها به منظور دستیابی به اهدافی چون کارآیی وسودمندی عملیات ورعایت رویه های موردنظر مدیریت در تمام قسمتها و دوایر واحد تجاری استقرار می یابند.
▪ کنترل های داخلی حسابداری (مالی)
کنترل هایی هستند که مستقیماً برقابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارندوبه منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت داراییها ، قابلیت اتکای مدارک حسابداری وتهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار می یابند .کنترل های داخلی حسابداری (مالی) به دو دسته زیر تقسیم میشوند:
۱ ) کنترل پایه(اولیه ) : حداقل کنترل های لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری مانند: مشاهده عینی دارائیهای ثابت ، بررسی اجمالی گردش حساب به منظور تعیین اقلام غیر عادی ، تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی یا رفع مغایرت ، تهیه و تنظیم تراز آزمایشی
۲ ) کنترل های انظباطی(ثانویه) : کنترل هایی که جهت اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و داراییهای واحد تجاری صورت می گیرد.
کنترل های انظباطی در شرکتهایی مستقر می گردند که حجم فعالیت آنها گسترده می باشد.
کنترل های انظباطی خود به سه دسته زیرتقسیم می شوند :
الف)کنترل های سرپرستی : به منظور حصول اطمینان از حسن اجرای کنتر لهای پایه صورت میگیرد .
ب)کنترل های حفاظتی : به منظور استفاده صحیح از داراییها و حفاظت از آنها به کار گرفته میشود تا از وارد آمدن خسارت یا سوء استفاده از آنها جلوگیری شود .
ج)کنترل های تفکیک وظایف : تفکیک وظایف و مسئولیتها بین کارکنان به نحوی که هیچ فردی مسئولیت انجام و ثبت یک معامله را از ابتدا تا انتها به عهده نداشته باشد .به طور کلی ،کنترل و نظارت هرفرد(قسمت)توسط فرد(قسمت) دیگر .
ابزارهای دستیابی به کنترل های داخلی
از آنجائیکه عملیات هر واحد تجاری متفاوت از واحدهای تجاری دیگر است،لذا استقرار سیستم های کنترلی یکسان برای کلیه واحدهای تجاری مقدور نمی باشد.استقرار کنترل های خاص در هر سیستم به عواملی چون اندازه،نوع عملیات و هدف های سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است،بستگی دارد.
عواملی که برای یک سیستم رضایتبخش در هر سازمان ضروری است عبارتند از:
۱ ) محیط کنترلی
۲ )سیستم حسابداری
۳ ) روش های کنترلی
۱ ) محیط کنترلی
محیط کنترلی از مجموعه عواملی که برای دستیابی به سیاستها واجرای روشهای شرکت طراحی می شود تشکیل یافته و منعکس کننده نگرش کلی مدیریت واحد تجاری ومالکان آن درباره استقرار سیستم کنترل داخلی و اهمیت آن برای واحد تجاری است.عوامل خارجی،مانند قوانین و مقررات لازم الاجراء بخشی از محیط کنترلی شرکت است .
۲ ) سیستم حسابداری
سیستم حسابداری شامل روشها و سوابقی است که به منظور شناسایی،گردآوری،تجزیه و تحلیل،طبقه بندی،ثبت و گزارش معاملات یک واحد اقتصادی و پاسخگویی در قبال داراییها و بدهیهای آن ایجاد می شود .
۳ ) روش های کنترلی
عبارتند از سیاستها و رویه هایی که مدیریت علاوه برمحیط کنترلی و سیستم حسابداری برقرار میکند تا به هدفهای خاص سازمانی دست یابد . روشهای کنترلی اهداف مختلفی دارد و در سطوح مختلف سازمانی و داده پردازی به کار می رود. همچنین می توان این روشها را در اجزای خاصی از محیط کنترلی و سیستم حسابداری تعبیه کرد.
تحقق کنترل داخلی
هر سیستم یا مجموعه ای از کنترل ها اعم از مالی و غیر مالی که برای دستیابی به اطمینانی منطقی از تحقق موارد زیر بر قرار می شود:
۱ اثر بخش و کارآمد بودن عملیات
۲ قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
۳ رعایت قوانین و مقررات
برخی از موارد مذکور از جمله محیط کنترلی با استفاده از سیستم های یکپارچه حسابداری به سهولت قابل دستیابی خواهند بود .به عنوان مثال قابلیت ایجاد محدودیت دسترسی برای کاربران در نرم افزار سازه حساب از جمله عواملی است که بر تقویت سیستم های کنترل داخلی اثرگذار می باشد.