به مجموعه ای از عملیات حسابداری که در مراحل پیاپی در هر دوره مالی به طور منظم اجرا و در دوره های مالی بعد به همان ترتیب تکرار میشود چرخه حسابداری یا دوره مالی میگویند.
مراحل چرخه حسابداری
- جمع آوری اطلاعات مالی (تشخیص رویدادهای مالی)
- تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و اندازه گیری آنها
- ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
- انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
- تهیه تراز آزمایشی
- اصلاح حسابهای دفتر کل
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورتهای مالی
- بستن حسابهای موقت
- تهیه تراز اختتامی
- بستن حسابهای دائمی
مراحل 1،2،3،4 در طول دوره مالی به صورت مداوم انجام میشود.
مراحل 5،6،7 در طی دوره مالی بر حسب نیاز انجام میشود.
مراحل 8،9،10،11 در آخر دوره مالی و معمولا یک بار اجرا میشود.
1_جمع آوری اطلاعات مالی (تشخیص رویدادهای مالی)
منظور از جمع آوری اطلاعات همون تهیه فاکتور خرید و فروش،فیشهای بانکی،قبوض پرداختی،فاکتور و صورتحساب هزینه های انجام شده می باشد.
نکته ی قابل اهمیت در جمع آوری اطلاعات این است که خیلی باید دقت شود تا از مدارک غیر واقعی استفاده نشود.
2_تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و اندازه گیری آنها
تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی یا همان دو دو تا چهارتای حسابداری، به منظور اندازه گیری آثار مالی هر رویداد بر دارایی شرکت و موسسه بوده و تاثیرات بر روی بدهی و سرمایه و تعین حساب یا حساب های بدهکاری و بستانکاری نیز بررسی میشود.
3_ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
پس از تجزیه و تحلیل باید ثبت رویداد های مالی را در دفتر روزنامه که جزء دفاتر قانونی میباشد را انجام بدیم که در نرم افزار سازه حساب به شرح زیر صورت میگیرد:
4_انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
بعد از آنکه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حسابهای مربوط در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل گفته میشود.
5_تهیه تراز آزمایشی
مانده گیری از حسابهای دفتر کل که معمولا در پایان هر ماه انجام و هدف آن بررسی تساوی بین گردش بدهکار و بستانکار عملیات مالی طی ماه می باشد.
مواردی که باعث عدم توازن تراز آزمایشی می شود؟
1- ثبت سند حسابداری به صورتی که ارقام بدهکاری با بستانکاری غیر برابر داشته باشد.
2- انتقال دادن یک طرف ثبت دفتر روزنامه به دفاتر کل
3- انتقال نادرست اطلاعات ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل
4- روند غلط در مانده گیری هر کدام از حساب های مربوط به دفتر کل
5- روند غلط در محاسبه جمع ستون های تراز آزمایشی
در نرم افزار سازه حساب در نسخه ی پیشرفته تراز آزمایشی به صورت دو و چهار ستونه تهیه میشود.
6_اصلاح حسابهای دفتر کل
در پایان سال مالی اقداماتی از قبیل محاسبه استهلاک و ذخایر مالیات،ذخیره مطالبات مشکوک الوصول،ذخیره سنوات کارکنان و…..انجام می پذیرد و در نتیجه تراز آزمایشی اصلاح شده تهیه می گردد.
7_تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
پس از انجام اصلاحات باید تراز آزمایشی ای را طراحی کنید که کلیه اصلاحات نیز در آن قید شود که نام آن تراز آزمایشی اصلاح شده است.
8_تهیه صورتهای مالی
تهیه صورت های مالی مانند صورت سود وزیان،صورت سرمایه و ترازنامه در مرحله ی بعد از تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده قرار میگیرد.
صورت سود و زیان : نتیجه فعالیت هر شرکتی از روی صورت سود و زیان مشخص میشود که این گزارش در هر واحدی به صورت متفاوت با واحد های دیگر می باشد و در نرم افزار سازه حساب با زدن کلید میانبر 87 به راحتی می توانید صورت سود و زیان خود را تهیه کنید.
صورت سرمایه : تمامی تغییرات سرمایه ای یک بنگاه اقتصادی در پایان سال مالی باید گزارش گردد که این گزارش به ترتیب سرمایه اولیه و اگر سرمایه گذاری مجددی صورت بگیرد،برداشت کسر میگردد و در نهایت سود یا زیان طی سال مالی اضافه یا کسر میگردد تا میزان سرمایه در پایان دوره مشخص شود.
ترازنامه : ترازنامه به دو شکل طراحی شده است که مهمترین آن ترازنامه به شکل T است که دارایی ها در یک طرف و در طرف دیگر مجموع بدهی ها و سرمایه ها درج میشود که باید این دو طرف طبق معادله حسابداری با هم برابر و تراز باشد.
در نرم افزار سازه حساب ترازنامه خود را میتوانید تهیه و چاپ بگیرید.
9_بستن حسابهای موقت
حسابهای موقت در هر واحدی متفاوت میباشد و در پایان سال مالی معمولا به حساب خلاصه سود (زیان) بسته می شوند.
10_تهیه تراز اختتامی
قبل از بستن حساب های دائم باید لیستی از آن در صورت حسابی تحت عنوان تراز اختتامی تهیه کنید.
11_بستن حسابهای دائمی
بعد از بستن حسابهای موقت نوبت بستن حساب های دائم است.
عمده حسابهای دائمی شامل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه است.