مهمترین ابزار کار یک حسابدار، دفاتر حسابداری هستند و می توان گفت که آشنایی با دفاتر حسابداری اولین موضوعی است که هر شخص در فراگیری علم حسابداری باید با آن آشنا شود. به این دلیل که یک حسابدار باید اطلاعات و اسناد حسابداری را بصورت روزانه در دفاتر قانونی ثبت کند.
در حسابداری برای ثبت اطلاعات از چندین دفتر با کاربرد و منظورهای مختلف استفاده می شود.
با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از نرم افزار حسابداری جهت پیشبرد عملیات حسابداری انجام این مهم نیز به نرم افزار حسابداری سپرده شده است به طوری که در تمامی انواع حسابداری مانند تولیدی و پیمانکاری و … نرم افزارهای مخصوص مانند نرم افزار حسابداری پیمانکاری و نرم افزار حسابداری تولیدی و.. به راحتی می توان وظیفه دفتر نویسی را بصورت کاملا اتوماتیک انجام داد.
عموما شرکت ها با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی خود براحتی می توانند اقدام به ثبت سند حسابداری و در ادامه تهیه دفاتر نمایند.
فروشگاه ها با توجه به اینکه نیازی به ارائه دفاتر مالی ندارند لذا در نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان دفتر نویسی گنجانده نشده است.
دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد:
- دفاتر رسمی یا قانونی
دفاتری هستند که از نظر قوانین و مقررات تهیه آنها اجباری است.
دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل میباشد.
همین الآن بخوانید : دفاتر قانونی حسابداری رسمی و قانونی
دفتر روزنامه
در دفتر روزنامه، کلیه تراکنش‌های مالی به صورت روزانه و به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند. این دفتر از چندین ستون تشکیل شده است که اطلاعاتی مانند شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد (این ستون شامل خلاصه‌ای از رویدادهای مالی و نام حساب بدهکار یا بستانکار است)، مبلغ بدهکار یا مبلغ بستانکار را در خود جای می‌دهند.
دفاتر روزنامه در سال مالیاتی، برای تنظیم صورت‌های مالی کاربرد دارند.
دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری سازه حساب به صورت زیر می باشد:
دفترکل
دفتر کل دفتری است که تمام عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود.
با توجه به ماهیت دفتر روزنامه و نیز روش ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی میسر نیست، اما با توجه به نحوه نگارش دفاتر کل، می توان صورت های مالی و مانده حساب ها را از آن استخراج نمود.
در دفتر کل برای هر حساب به طور جداگانه یک صفحه وجود دارد و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی به این صفحه منتقل شود.
لازم بذکر است در دفتر کل جزئیاتی مانند شماره، تاریخ، بدهکار، بستانکار و مانده نوشته می شود و نیز ستونی به نام ”تشخیص” وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بدهکار یا بستانکار در آن ثبت می شود.
در دفتر کل برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر کنیم. در واقع مانده حساب در دفتر کل همان مابه التفاوت مجموع بدهکار و بستانکار است.
در صورتی که مانده بدهکار در نهایت بیشتر باشد ماهیت مانده حساب بدهکار است و در غیر این صورت بستانکار محسوب میشود.
عموما شرکت ها می توانند با نرم افزار حسابداری شرکتی خود براحتی دفتر کل را چاپ بگیرند.
- دفاتر غیررســمی یا کمکی
دفاتری هســتند که تهیه آن اجباری نیســت اما به منظور ایجاد ســهولت و دقت در نگهداری حسابها تهیه می شوند، مانند دفتر معین
دفتر معین چیست ؟
به طور کلی برای آن دسته از حساب های دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، دفتر معین نگهداری می شود. دفتر معین یک دفتر کمکی می باشد که باعث می شود اطلاعات زیر مجموعه های یک حساب کل را سریع تر استخراج کنیم.
دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند عبارتند از : دفتر معین بانک، دفتر معین بدهکاران، دفتر معین اموال، دفتر معین بستانکاران.
نرم افزار حسابداری سازه حساب نرم افزاری با سطح گرافیکی راحت است و دفتر معین در نرم افزار حسابداری سازه حساب به صورت زیر می باشد:
رد دفاتر قانونی
دفاتر قانونی باید در انتهای هر سال مالی توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود، اما در بعضی از موارد به علت رعایت نکردن موارد قانونی و وجود بعضی از مشکلات این دفاتر بوسیله کارشناس مالیاتی رد می شوند که به این حالت رد دفاتر گفته می شود.
رد شدن دفاتر بیشتر در صورت وجود برخی مشکلات در زمینه نگارش یا انجام اصطلاحات صورت می پذیرد که شایع ترین آن شامل موارد زیر می شود:
بکارگیری دفاتر مالی سال یا سال های پیشتر
نگارش اطلاعات مالی ساختگی و دروغین
درج نکردن فعالیت های مالی مرتبط با شعب
درج نکردن اطلاعات مربوط به فعالیت های دیگر با هر دلیلی
وجود پاک شدگی، خدشه و تراشیدگی در موارد درج شده در دفاتر
خارج شدن دفاتر از حالت پلمپ
وجود بیش از حد استاندارد صفحات سفید