بایگانی پرونده پرسنلی

بایگانی پرونده پرسنلی – یکی از فرایندهای مهم در مدیریت اسناد و مدارک بایگانی می باشد و کارمندان اداری هر سازمان نیز باید توانایی بایگانی اسناد و مدارک را داشته باشند. البته امروزه با روی کار آمدن نرم‌افزارهای حسابداری بایگانی اسناد، کارمندان راحت تر می توانند اطلاعات خود را بایگانی نمایند

بایگانی پرونده پرسنلی به مدارک کارمندان و پرسنل یک سازمان یا اداره گفته می شود که به طور منظم بایستی در دسترس باشند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می گیرد اما در نرم افزار های حسابداری راحت  بایگانی، این اقدام به صورت خودکار و منظم و برنامه ریزی شده طی می گردد که کارمندان این کار را از طریق سیستم اتوماسیون شخصی خود انجام می دهند و نیازی به وارد کردن دستی آنها نمی باشد. از جمله مدارک مهمی که در این بخش قرار می گیرند می توان به موارد زیر اشاره نمود:

1.فرم هاي مرخصی و احکام وگزارشات ماموریت

2.احکام کارگزینی

3.قراردادهاي کار

4.تشویقات و پاداش ها

5.تنبیهات و غیبت ها

6.حوادث غیر مترقبه

7.مدارك مربوط به ایام بیماري

8.شرح وظایف کار

9.سایر موارد مرتبط با انجام وظایف

اهداف بایگانی پرونده های پرسنلی چیست؟

در حالت کلی می توان گفت که بایگانی پرونده های پرسنلی با دو هدف انجام می شود.

 هدف اول از بایگانی پرونده های پرسنلی این است که ابزاری موثر در دست مدیران برای مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارمندان باشد.

 دومین هدف بایگانی پرونده های پرسنلی استفاده از این اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی می باشد.

روش های بایگانی پرونده پرسنلی (نرم افزار حسابداری شرکتی)

برای بایگانی پرونده های پرسنلی دو روش دستی و الکترونیکی وجود دارد و شرکت ها با توجه به استراتژی کار خود روش بایگانی پرونده های پرسنلی را انتخاب می نمایند.

شرح وظایف مسئول بایگانی پرسنلی

• حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک پرسنل و نگهداری از مدارک محرمانه براساس قوانین و اصول بایگانی

• تهیه فهرست مدارک با توجه به اصولی که مشخص شده اند.

• پیوست نمودن پرونده ها و سوابق نامه ها براساس دستور

• پاسخگویی به سوالات از طریق تلفن و یا به صورت حضوری در زمینه رفع مشکلات اداری کارکنان

• تهیه گزارشات مورد نیاز جهت گزارش دهی به مدیران

• تحویل پرونده های مخدومه به واحد بایگانی راکد پس از تایید مافوق خود

• تشکیل پرونده برای پرسنل جدید

• صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی کردن پرونده ها باتوجه به دستورالعمل ها

• بایگانی امور مربوط به بایگانی مرخصی ها، استعلاجی و گواهی آموزشی کارکنان

• همکاری جهت تهیه وضعیت مرخصی سالیانه پرسنل

• بایگانی نمودن ارزشیابی سالیانه کارکنان شرکت در پرونده ها

• برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدهای تابعه ارسال شده و وصول پرونده

• انجام سایر اموری که توسط مافوق به وی محول می شود.

مدارک مورد نیاز جهت تشکیل بایگانی پرونده پرسنلی

• اصل و فتوکپی شناسنامه متقاضی

• اصل و فتوکپی کارت ملی متقاضی

• اصل و فتوکپی مدارک و گواهینامه‌های آموزشی

• عکس 3*2 (به تعداد مورد نیاز)

• گواهی تندرستی از مدیریت ایمنی و بهداشت

• تعهد نامه معرفین

• اصل و کپی آخرین مدرک تحصیلی

• ارائه شماره حساب در بانک مورد نظر کارفرما

• اصل و فتوکپی شناسنامه همسر و فرزندان متقاضی

• اصل و فتوکپی کارت ملی همسر و فرزندان متقاضی

• اصل و فتوکپی سند ازدواج

• اصلی و فتوکپی کارت پایان خدمت یا معافیت دائم (برای آقایان)

• اصل و فتوکپی معافیت نامه اشتغال به کار از همسر/ پدر (برای خانم ها)

اگر شما هم به مباحث مربوط به حسابداری علاقه دارید و یا حتی در این زمینه فعالیت حرفه دارید با مراجعه به سایت سازه حساب میتوانید بسیاری از مطالب درمورد نرم افزار حسابداری را مطالعه کنید.

اگر قصد انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی  را دارید و یا اینکه الزاما به دنبال یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی هستید میتوانید

برای کسب اطلاعات بیشتر  با کارشناسان فروش گروه نرم افزاری سازه حساب در ارتباط باشید.

شماره تماس : ۰۹۱۵۴۳۹۹۰۰۴ – ۰۵۱۳۱۶۳۰