روکش اسناد حسابداری چیست؟

روکش اسناد حسابداری را می توان در ساده ترین تعریف پرینت از سند حسابداری ایجاد شده توسط حسابدار دانست که عموما در قالب A4 می باشد.

روکش اسناد حسابداری به نوعی اصلی ترین خروجی قابل چاپ برای واحد حسابداری است که کلیه ضمائم می بایست به آن منظور و مورد استفاده قرار گیرد.

روکش اسناد حسابداری در نرم افزار حسابداری قابلیت نمایش و پرینت برای کاربر دارد و استفاده از آن براحتی قایل انجام می باشد.

روکش سند های حسابداری و ضمائم آن

جهت بایگانی نهایی اسناد حسابداری می بایست از خروجی نمایشی  آنها که همان روکش سند های حسابداری است پرینت گرفته و در ادامه کلیه مدارک و اسنادی که برای ثیت آن سند حسابداری مورد استفاده قرار گرفته اند را به آن روکش سند های حسابداری الصاق و در ادامه آن روکش اسناد حسابداری را در زونکن های واحد حسابداری بایگانی نماییم.

تمامی اسناد و مدارک مربوط به سند حسابداری را اصطلاحا ضمائم آن سند حسابداری می نامند که حتما باید دارای شرایط خاصی باشند که بتوان از آنها به عنوان ضمائم سند حسابداری نام برد و در ضمیمیه روکش اسناد حسابداری قرار داد.

به عنوان مثال از هر فاکتوری نمی توان به عنوان فاکتور فروش قابل قبول نام برد بلکه یک فاکتور قابل قبول دارای شرایطی از جمله سربرگ فاکتور، مهر و امضا در فاکتور و سایر شرایط است و با این شرایط است که می توان آنها را به عنوان ضمائم روکش سند حسابداری قرار داد.

 روکش سند حسابداری و نحوه بایگانی آنها

یکی از مهمترین هنرهای حسابداران روال تهیه بایگانی از اسناد و مدارک می باشد.

در رایج ترین روش از روکش سند های حسابداری پرینت گرفته و ضمائم آن را به صورتی کاملا مرتب به آن منگنه می کنیم.

باید حواسمان باشد که این منگنه کردن دارای روالی است که اولا کلیه اسناد و مدارک دقیقا در زیر روکش سند حسابداری قرار گیرد و هیچ گونه بیرون زدگی اسناد و مدارک مشاهده نشود.

همچنین و در ادامه بهتر است بعضی از ضمائم را به قسمت بالای سند و برخی دیگر را به قسمت میانی و بعضی را به قسمت پایینی سند منگنه و الصاق کنیم تا در ادامه با مشکل حجم در زونکن ها روبه رو نشویم . البته این مواردی که اعلام شد کاملا در عمل خود را نشان می دهد و شاید بسیاری از حسابدارانی که بصورت عملی فعالیت می کنند پیشنهادهای متفاوت تری ارائه کنند.

مورد دیگری که باید در روال بایگانی روکش به آن دقت کنیم این است که در زیر پرینت روکش سند های حسابداری باید کلیه مدارک به ترتیب قرار بگیرد که با تورق روکش اسناد حسابداری به راحتی به اسناد و مدارک دسترسی داشته باشیم.

همچنین بخوانید :

روکش اسناد حسابداری در نرم افزار حسابداری سازه حساب

عموما و در نرم افزار های حسابداری که امکان ثبت اسناد حسابداری را دارند می توان اقدام به تهیه روکش اسناد حسابداری نمود.

در نرم افزار حسابداری سازه حساب به راحتی می توانید پس از ثبت سند حسابداری چه به صورت دستی و چه به صورت اتومات اقدام به تهیه روکش سند های حسابداری مربوطه نیز کنید.

یکی از امکانات بسیار عالی در نرم افزار حسابداری سازه حساب امکان تهیه بایگانی از کلیه ضمائم مربوط به سند حسابداری می باشد.

در این امکان که در آخرین به روزرسانی نرم افزار حسابداری سازه حساب در اختیار کاربران قرار گرفته است به راحتی می توان از کلیه اسناد و مدارک اسکن تهیه نمود و آنها را به سند حسابداری مربوطه الصاق کرد.

با این امکان به راحتی و در هر زمان که نیازی پیدا کردید آن مدارک اسکن شده در اختیار شما قرار دارد.