پخش یا توزیع مویرگی همان فرآیند تحویل کالا به مشتری توسط خود تولیدکننده است؛ به عبارت دیگر در توزیع مویرگی تولید کننده سعی میکند با حذف واسطه ها محصولات خود را به دست فروشنده نهایی برساند.
از آنجا که در پخش مویرگی واسطه ها در سیستم توزیع حذف می شوند، هزینه و زمان رسیدن محصول نهایی به مشتریان کاهش می یابد و به کمترین میزان خود می رسد. به همین دلیل بسیاری از شرکت های تولیدی از توزیع مویرگی استقبال می کنند؛ زیرا درکنار کسب رضایت مشتری از کاهش در زمان انتظار و هزینه نهایی، جریان نقدینگی تولید کننده نیز افزایش می یابد. علاوه بر این به دلیل اینکه پخش مویرگی هیچ محدودیتی برای اجرا و پیاده سازی ندارد؛ می توان گفت برای هر نوع کسب وکاری مناسب است اما مانند هر روش دیگری یک سری معایب و مزایا دارد که در زیر به صورت خلاصه به آن اشاره می شود:
مزایای شبکه پخش و توزیع مویرگی
- جمع‌آوری اطلاعات صحیح و به روز از بازار
- کسب سهم مشتری و سهم بازار بیشتر
- کاهش ریسک از دست دادن مشتریان
- ارتباطات بهتر با مشتریان و خرده فروشی‌ها
- افزایش قدرت چانه‌زنی تولیدکنندگان
- کاهش احتمال بوجود آمدن رقبای جدید در بازار
- بهبود جریان نقدینگی برای تولیدکننده
- افزایش بلند‌مدت سود و درآمد
- افزایش اعتبار سازمان در واگذاری نمایندگی پخش محصولات در تمام کشور
- ردیابی محصولات و واقعی شدن میزان سفارش‌ها و درخواست‌ها
معایب پخش مویرگی
- هزینه بالا: تشکیل سازمان مستقل برای پخش مویرگی، خرید ماشین¬های حمل و نگهداری کالا مستلزم صرف انرژی و هزینه بالایی است.
- مدیریت عملیات: فرآیندهای انبارداری و نگهداری کالا، حسابداری و مالی، سفارش‌گیری و حمل محصولات و بطور کلی عملیات سازمانی پیچیده، مستلزم وجود تجربه و دانش فراوان در مدیریت عملیات پخش مویرگی است.
- مشکلات پوشش کامل‌خرده‌فروشان: عملاً امکان ارائه خدمات پخش مویرگی به همه خرده‌فروشان و سوپرمارکت‌های سطح شهر از لحاظ جغرافیایی مقدور نیست. مدیریت صحیح عملیات به افزایش پوشش در پخش مویرگی کمک شایانی می-کند، اما در نهایت نیاز به کانال‌های عمده‌فروشی به‌عنوان مکمل نیز احساس میشود
مطلب مرتبط: پخش مویرگی چیست ؟
وظایف اصلی یک سیستم پخش مویرگی
یک سیستم توزیع باید ۵ دسته‌ی اصلی از وظایف را به انجام رساند که عبارتند از:
- ذخیره سازی و انبار کالا برای توزیع: شما هیچ وقت نمی توانید یک شرکت پخش را بدون سازمان، انبار، ذخیره سازی مرتب و به خصوص اتوماسیون تجسم کنید. شرکتهای پخش باید انبارهای بسیار منظم و قابل استفاده داشته باشند..
- دریافت سفارش از مشتری: تمامی شرکتهای پخش و توزیع مویرگی باید ویزیتوری داشته باشند تا از خرده فروشان سفارش بگیرد.
- تحویل کالا به مشتریان: تحویل کالا باید به موقع، منظم، سالم و قابل استفاده به سیستم توزیع انتقال داده شود
- وصول مطالبات: همیشه بر عهده شرکت پخش و توزیع است. یکی از مهمترین و خطیرترین مسئولیت هایی که یک شرکت پخش و توزیع دارد اینست که بتواند وصول مطالبات را به موقع، دقیق و کارا انجام دهد
- کنترل و دریافت اطلاعات از بازار: نیروهای شاغل در توزیع مویرگی چون با آخرین حلقه‌ی نظام توزیع یعنی خرده‌فروشان ارتباط دارند و حتی هنگامی که در محل کسب خرده‌فروشان هستند امکان ارتباط آنها با مصرف‌کنندگان و شنیدن صدای آنها بیشتر است، در معرض اطلاعات دقیقتر و به‌روزتر هستند.
روش های پخش مویرگی
پخش مویرگی، با دو روش پخش گرم و پخش سرد صورت می پذیرد که انتخاب یکی از این روش ها به موارد متعددی از جمله نوع محصول، سابقه و نوع رابطه با مشتری ، منطقه جغرافیایی و … بستگی دارد.
پخش گرم: در این روش بازاریابی و فروش در یک مرحله انجام میشود به این شکل که ویزیتور و راننده با ماشین‌هایی که حاوی اجناس مورد عرضه هستند و براساس تور ویزیتی که از قبل برایشان مشخص شده به منطقه هدف اعزام شده، به مشتریان سر زده و محصول را در اختیار آنها قرار میدهد. در این حالت مشتری تعیین کننده تعداد خرید از راننده بوده و پس از تایید خریدار فاکتور صادر می گردد. این روش بیشتر برای توزیع کالاهایی با تاریخ انقضاء محدود که ماهیت فاسد شدنی دارند مورد استفاده قرار میگیرد از قبیل محصولات غذایی، لبنی و …..
پخش سرد: در این روش، بازاریابی، فروش و تحویل کالا در دو مرحله انجام میشود. به این شکل که ابتدا ویزیتور عمل ویزیت یا سفارش گیری را انجام می دهد و بعد از ارسال درخواست به دفتر فروش فاکتور صادر می شود و در مرحله دوم پخش سرد ماشین حمل محصولات به آدرسی که از قبل مشخص است مراجعه کرده و اجناس را طبق فاکتور تحویل میدهد. این روش اغلب برای توزیع محصولات بدون تاریخ انقضاء یا تاریخ انقضاء طولانی مورد استفاده قرار میگیرد از قبیل فروش لوازم آرایشی و بهداشتی
مزایا و معایب پخش گرم و سرد
مهمترین مزیت پخش گرم، افزایش سرعت عرضه کالاست اما معایبی نیز وجود دارد از جمله اینکه در این روش هزینه های حمل و نقل به دلیل لزوم ارسال خودرو حمل کالا به همراه بازاریاب و همچنین میزان توقف خودرو (ترمز خور) افزایش می یابد. این مورد باعث میشود زمان زیادی صرف تخلیه بار و تحویل آن شده و موجب اتلاف وقت و هزینه و در نتیجه کاهش تعداد مشتریان خواهد شد در حالی که در پخش سرد به طور میانگین برای هر سه فروشنده یک خودرو کافیست و توقفها نیز کمتر و کوتاهتر است.
مورد دیگر اینکه در پخش گرم، ویزیتور پس از صدور فاکتورهای فروش در پایان کار بایستی فاکتور‌ها را تحویل شرکت دهد و یا در محل به کمک تبلت و غیره که در اختیار دارد، فاکتور را صادر کند. چنانچه به هر دلیلی ارتباط اینترنتی دچار اختلال شود امکان صدور فاکتور وجود ندارد و شرکت نمی‌تواند آمار لحظه‌ای از فروش خود را داشته باشد. درحالیکه در روش پخش سرد به این دلیل که عملیات ویزیت و صدور فاکتور در یک روز مجزا از تحویل کالاست، چنین مشکلاتی به وجود نمی آید.
حسابداری پخش و توزیع در نرم افزار سازه حساب
یکی از موارد بسیار مهم در مدیریت فروش پخش مویرگی کنترل فرآیندهای انبارداری و نگهداری کالا، سفارش گیری، فروش و ارسال محصولات و امور حسابداری و مالی مجموعه می باشد که با توجه به اهمیت سرعت، دقت و سهولت دسترسی به این اطلاعات و انجام این امور امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری طراحی شده در این حیطه بسیار مورد توجه است.
با توجه به یکپارچگی نرم افزار حسابداری سازه حساب کلیه امور مربوط به بازرگانی، انبارداری، خزانه داری و حسابداری قابل ثبت می باشد. در زیر به چند نکته مهم در حسابداری مجموعه های پخش و توزیع اشاره می کنیم.
تعریف کالا و انبارداری
به دلیل گستردگی و تنوع بالای کالایی در شرکت های پخش ثبت گروه بندی درختی کالاها جهت اعمال جزییات مربوط به تغییر قیمتها، شرایط تخفیف، دریافت گزارشات خاص و… بسیار کاربردی است. از طرفی این مجموعه ها نیاز دارند که بتوانند به تعداد نامحدود انبار تعریف کرده موقعیت هر کالا را در انبارها شناسایی کنند و به امکاناتی چون انبارگردانی، حواله های انتقالی بین انبارها، دریافت رسید و حواله انبار و.. نیز دست پیدا کنند.
تعیین ویزیتور و راننده
یکی از ارکان اساسی در سیستم پخش مویرگی کار با ویزیتورها است. در نرم افزار سازه حساب این امکان فراهم شده تا بتوان به هریک از مشتری ها ویزیتور مشخصی را اختصاص داده و فاکتور صادر شده به نام آن ویزیتور و با تعیین درصد فروش از کل مبلغ فاکتور و یا سود فاکتور و همچنین از هر یک از اقلام مشخص شده در فاکتور(سطری) محاسبه شده و به حساب شخص منتقل می شود. در مواردی که تسویه فاکتور به صورت اعتباری و چکی باشد میتوان گزارش کامل مربوط به این اسناد پرداختی را نیز در کنار گزارش عملکرد ویزیتور دریافت نمود.
یکی از موارد دیگر که در فاکتور فروش بسیار مهم است تعیین راننده و همچنین آدرس و مشخصات خودروی ارسالی برای تحویل اقلام مورد سفارش مشتری است که امکان ثبت و گزارش گیری از آن نیز فراهم شده است.
ثبت سفارش و سفارشگیر آنلاین
یکی از امکاناتی که در پخش سرد میتواند مورد استفاده ویزیتورها قرار گیرد امکان استفاده از سفارشگیر آنلاین است که به ویزیتور این امکان را میدهد که در لحظه بتواند وضعیت موجودی و قیمت کالاهای موردنظر را مشاهده نموده و به محض تایید مشتری ثبت سفارش را انجام داده و به صورت آنلاین برای دفتر فروش ارسال نماید. در دفتر نیز این سفارش به فاکتور تبدیل شده و محصولات به آدرس موردنظر ارسال میگردد. اطلاعات مربوط به موقعیت جغرافیایی ویزیتور نیز از مواردی است که برای برخی از مدیران مهم بوده و از طریق افزونه GPS به سفارشگیر آنلاین میتوانند به این اطلاعات دست پیدا کنند.
سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان CRM
در دنیای امروز و با وجود تنوع و گستردگی محصولات و برندهای مختلف اهمیت توجه هر چه بیشتر به مشتریان و محبوبیت مشتری غیر قابل انکار است. به نظر یک شبکه توزیع مویرگی در صورتی کامل خواهد شد و در حد اعلای خود کار خواهد کرد که در کنار مدیریت فروش، یک سیستم CRM پویا نیز وجود داشته باشد تا بتواند به طور مداوم با مشتریان در ارتباط بوده با آگاهی از نقطه نظرات آنان در جهت حفظ مشتریان بالفعل خود تلاش نماید.
پیشنهاد مطلب مرتبط: اهمیت باشگاه مشتریان در کسب و کارها
علاوه بر مواردی که گفته شد با توجه به گستردگی بازار و تعداد مشتریان، ثبت و مدیریت اسناد و چک های دریافتی، گردش حساب مشتریان، گزارشات مبنی بر پرفروش ترین کالاها و پرکارترین مشتریان، حواله ها و اسناد حسابداری و…. می تواند در تصمیمات مدیریتی بسیار تاثیرگذار باشد که در این راستا، گروه نرم افزاری سازه حساب تلاش کرده تا با ارائه امکانات مختلف بتواند نیاز چنین مجموعه هایی را برطرف نماید.