سند اختتامیه سندی است که در پایان سال مالی ثبت می شود و باید قبل از ثبت سند اختتامیه تمامی حساب های موقت بسته شوند. حساب های موقت شامل حساب های فروش، درآمد، هزینه و… می باشد.
به عبارت دیگر در پایان هر دوره مالی باید تمامی حساب ها بسته شوند و آخرین اسناد ثبت شوند. آخرین سندی که در هر دوره مالی ثبت می شود سند اختتامیه نام می گیرد؛ در واقع در حسابداری اخرین عملیاتی که در پایان دوره انجام می شود ثبت سند اختتامیه می باشد.
نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزار سازه حساب
1-ابتدا باید تمامی سند های مانده در قسمت سند حسابداری اتومات گرفته و بسته شود.
( نرم افزار حسابداری راحت )
2-بستن حساب های موقت
در این مرحله تمام حساب های موقت مانند هزینه حمل، برگشت از فروش،خرید و … که ماهیت بدهکار داشتند بستانکار شده و با حساب خلاصه سود و زیان بسته می شوند.
حساب هایی مانند فروش و برگشت از خرید و.. نیز که ماهیت بستانکار داشتند بدهکار شده و با خلاصه سود وزیان بسته می شوند.
هزینه ها و درآمد ها نیز به همین روال با حساب خلاصه سود و زیان بسته می شوند.
در پایان مانده حساب خلاصه سود و زیان نشان دهند سود یا زیان مجموعه می باشد که اگر مانده آن بدهکار باشد ((زیان)) و اگر بستکار باشند ((سود)) می باشد.
حساب خلاصه سود و زیان نیز به حسابی به نام سود و زیان انباشته بسته می شود که در نرم افزار می توانید در قسمت کد های حسابداری آن هارا تعریف کنید.
و در اخر نیز برای گرفتن سند اختتامیه در قسمت حسابداری تمامی حساب های سود و زیان انباشته، خلاصه سود و زیان و تراز اختتامیه را با معین و کل حساب ها می بندیم.
( نرم افزار حسابداری مالی )
پس از ثبت سند اختتامیه یا بستن حساب دائم و ایجاد سال مالی جدید، سند افتتاحیه صادر می شود و اولین سند حسابداری در سال مالی جدید سند افتتاحیه می باشد.
همچنین سند حسابداری اختتامیه با سند حسابداری افتتاحیه برابر می باشد یعنی اینکه مانده هر حساب قابل تغییر نیست.
نکته: سند افتتاحیه برابر با ترازنامه پایان سال مالی قبل است و نشان دهنده وضعیت مالی شرکت در سال گذشته می باشد.
مراحل بستن حساب طی مراحل زیر می باشد که ترتیب آن اهمیت دارد و رعایت آن الزامی می باشد
بررسی حساب ها اعم از دائم و موقت
تعدیلات و اصلاحات حساب
بستن حساب موقت
بستن حساب دائم
افتتاح حساب
