دفتر معین – باید به شما بگوییم که در بعضی از موسسات جریان کار به طوری است که باید حتما اطلاعات تفضیلی یا جزئیات فعالیتهای مالی در آن شرکت تهیه شود. ما نمیتوانیم این نوع از اطلاعات را به آسانی از دفترهای کل استخراج کنیم.
زیرا مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه میباشد. در نتیجه برای نوشتن این گونه اطلاعات از دفاتر کمکی یا فرعی استفاده میشود؛ به این دفاتر فرعی دفتر معین میگویند.
به عبارت دیگر دفتر معین یک دفتر کمکی می باشد که تمامی حسابهای جزئی یک حساب کل در آن نوشته و نگهداری میشود. همانطور که میدانیم وقتی موسسهای فعالیتی را انجام میدهد از بدهکاران نمیتوانند یک نفر باشد و قطعا افراد متعددی به عنوان بدهکار وجود دارند که با شرکت وارد معامله میشوند.
این افراد علاوه بر بدهکاری میتوانند در نقش بستانکار نیز قرار بگیرند.
اگر قصد تهیه نرم افزار حسابداری تولیدی دارید با کارشناسان سازه حساب در تماس باشید.
شماره تماس : ۰۹۱۵۴۳۹۹۰۰۴ – ۰۵۱۳۱۶۳۰
کاربرد
طبق تعریفی که از دفاتر معین ارائه شد میتوان گفت که یکی از کاربردهای مهم و ارزشمند این دفترها نگهداری از حسابهای جزئی برای یک حساب کلی میباشد تا پیدا کردن اطلاعات در مورد فعالیتهای مالی یک شرکت راحتتر انجام شود.
مثال
اگر همچنان دچار ابهام هستید بهتر است مقاله را با یک مثال ادامه دهیم.
یک حساب بدهکار میتواند شامل بدهکارانی مانند: آقای x,z,y باشد که ما برای نگهداری از حسابهای جزئی آنها از دفتر معین بدهکاران استفاده میکنیم.
در این نوع از دفاتر هر صفحه را به یک بدهکار اختصاص داده شده و در آن صفحه تمامی معاملات و مبادلاتی که فرد با شرکت داشته است ثبت می شود.
پس از اتمام ثبتهای فرد بدهکار، در پایان کار باید جمع حسابهای موجود در این دفتر با کل حساب آن برابر باشد.
اهمیت ثبت در دفاتر معین
زمانی که شما برای ثبت تمامی معاملات و مبادلات یک فرد بدهکار در شرکت از دفاتر معین استفاده میکنید باعث میشود تا
هر وقت که لازم است وضعیت بدهی شرکت را به آن شخص مورد بررسی قرار دهید و سریعاً به اطلاعات مورد نظرتان دسترسی پیدا کنید.
اگر قصد تهیه نرم افزار حسابداری پیمانکاری دارید با کارشناسان سازه حساب در تماس باشید.
شماره تماس : ۰۹۱۵۴۳۹۹۰۰۴ – ۰۵۱۳۱۶۳۰
نحوه نوشتن دفتر معین
نحوه نوشتن دفتر معین تقریباً مشابه دفاتر کل است همچنین کارتهایی به نام کارتهای حساب در حکم دفترمعین میباشند.
حسابهای دریافتنی موجود در دفاتر معین دارای سه ستون برای ثبت مبالغ هستند که شامل:
ستون مربوط به بدهکار
ستون مربوط به بستانکار
ستون مربوط به ماندهها
تمامی این ستونها مبالغ مربوط به هر فرد را به صورت جداگانه و به روز نشان میدهند. معمولاً حسابهای افتتاح شده در دفاتر معین دریافتنی ثبت میشوند و غالب آنها دارای مانده بدهکار میباشند.
اگر یکی از مشتریان پرداخت اضافی داشته باشد یا به هر دلیل دیگر بستانکار شرکت قرار گرفته باشد حتما باید واژه بستانکار را بعد از مبلغ مانده ذکر کنید.
حسابهای پرداختنی
علاوه بر حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی نیز در این دفتر ثبت میشوند و شکل این حسابها شبیه حسابهای دریافتنی میباشد.
معمولاً حسابهای پرداختنی در دفتر معین دارای مانده بستانکار هستند.
انواع دفاتر معین
دفاتر معینی که در موسسات نگهداری شده و بدهکاران در آن ثبت میشوند شامل موارد زیر می باشند.
دفتر بانک
دفتر بدهکاران
دفتر اموال
دفتر بستانکاران
فرق دفتر معین و دفتر کل
بهتر است بدانید که دفاتر معین جزو دفترهای قانونی نیستند؛ ولی دفتر کل از دفاتر رسمی است.
در واقع در دفتر کل نمیتوان حسابها را مثل معین با تفضیل و جزییات بیشتر نوشت.
به همین جهت دفتر کل مربوط به کلیت و کنترل حساب ها می شود.
این نکته بسیار مهم را هم در نظر داشته باشید که دفتر کل بعد از تحریر دفتر روزنامه نوشته میشود. همانطور که اشاره کردیم دفاتر معین میتوانند به عنوان کارتهای ازاد بوده و برای ثبت اطلاعات تفضیلی و جزییات حسابها میباشد.
همچنین تمامی حسابها در این دفتر به ترتیب حروف الفبا ثبت و نگهداری میشوند.
پس میتوان در فرق بین این دو دفتر رسمی و غیر رسمی بودن و جزییات و کلیات را در نظر گرفت.
اگر قصد تهیه نرم افزار حسابداری شرکتی دارید با کارشناسان سازه حساب در تماس باشید.
شماره تماس : ۰۹۱۵۴۳۹۹۰۰۴ – ۰۵۱۳۱۶۳۰
کد گذاری حسابهای معین
کد گذاری در دفترهای معین مانند کد گذاری در دفترهای کل میباشد. به این صورت که برای هر حساب یک کد اختصاص داده میشود.
تمام شمارهها و اعدادی که در ستون عطف نوشته میشوند بیانگر هر یک از مبالغ ثبت شده مربوط به یک شخص است.
با این کد گذاری یک ارتباط متقابلی را در بین دفاتر ایجاد میکنید که در پیدا کردن اطلاعات هر دفتر بسیار کاربردی خواهد بود.
