حساب های تفصیلی و کاربرد آن ها

تفصیل یا حساب های تفصیلی در لغت به معنای جدا کردن و فصل فصل کردن می‌باشد، حال چه چیز را از چه چیز جدا کنیم و به چه منظور این انفصال صورت گیرد حائز اهمیت می‌باشد.

در حسابداری ما به چند منظور این جدا کردن را انجام می‌دهیم:

1. بین ریز حساب‌های ما با شرکت‌های دیگر تفاوت وجود دارد، مثلاٌ حساب جاری 1257 بانک ملت مختص شرکت ما می‌باشد ولیکن موجودی نقد- بانک، مشترک بین همه شرکت‌ها می‌باشد، پس موجودی نقد- بانک، به عنوان حساب معین تعریف می‌شود اما بانک ملت جاری 1257 به عنوان تفصیلی مطرح می‌شود. یعنی حساب شرکت خود را از شرکت دیگر متمایز و جدا می‌کنیم.
2. یک سری از حساب‌ها صرفاٌ برای گزارش‌های داخل شرکت استفاده می‌شود یک سری دیگر برای گزارش‌های برون شرکتی؛مثلاٌ این که شرکت آلفا چه قدر بدهکار است را ما به جایی ارائه نمی‌دهیم اما میزان بدهی‌های شرکت، باید در ترازنامه ذکر شود.پس برای تفکیک بین گزاش‌های درون سازمانی و برون سازمانی نیز از تفصیلی استفاده می‌شود.

حساب های تفصیلی

حساب های تفصیلی چیست؟حسابهای تفصیلی در واقع زیرگروه حسابهای معین می باشد یعنی زمانی که حساب موردنظر با حسابهای معین هم مشخص نشود لازم است که حساب های تفصیلی هم به آن اشاره شود .کلمه تفصیلی در عربی به معنی تشریح کردن و شرح دادن .

یعنی در حسابداری ما اگر بخواهیم حسابی را بیشتر شرح دهیم از این حسابها استفاده می نماییم.مثلاً حسابهای دریافتنی ، طلب های شرکت را به طور کل نشان می دهد .

بدهکاران تجاری حسابهای معین این حساب را نشان می دهد اما اسم شرکتها به عنوان تفصیلی آن بشمار می آید.یا در مثال دیگر: حساب موجودی نقد و بانک به عنوان یک حساب کل در سرفصلهای حسابداری استفاده می شود و حساب بانک ها به عنوان معین این حساب درنظر گرفته می شود .حال اگر بخواهیم بدانیم که کدام یک از بانک ها مورد نظر است نیاز به حساب های تفصیلی می باشد.به عنوان مثال: موجودی نقد و بانک –معین بانک ها-تفصیلی بانک سپه

انواع حساب های تفصیلی چیست؟

حساب های تفصیلی در دو گروه طبقه بندی و تقسیم می شوند.

•  چند سطحی
•  شناور

حساب های تفصیلی چند سطحی: با توجه به مثال فوق اگر حساب تفصیلی هم در مشخص نمودن کالا یا نوع حساب دقیق نباشد می توانیم از حسابهای تفصیلی چند سطحی استفاده نماییم. با توجه به مثال فوق اگر ما در بانک سپه چند حساب داشته باشیم نیاز به حساب تفصیلی چند سطحی می باشد که حسابهای تفصیلی چند سطحی یعنی طبقه بندی کردن یا ریز کردن حسابهای تفصیلی . به عنوان مثال: حساب جاری بانک سپه –حساب پس انداز بانک سپه در اینجا خود حساب بانک سپه تفصیلی می باشد اما معرفی نوع حساب تفصیلی نوع ۱ شناخته می شود.

با فرض اینکه ما در تفصیلی نوع ۱ ، نیز به نتیجه نرسیم مثلاً در این بانک چند حساب جاری داشته باشیم نیاز هست که تفصیلی سطح ۲ نیز معرفی شود به این معنی که حساب موجودی نقد و بانک به عنوان حساب کل ، حساب بانک ها به عنوان حساب معین ، حساب بانک سپه به عنوان حساب تفصیلی ، حساب جاری بانک سپه به عنوان تفصیلی سطح ۱ یا تفصیلی نوع ۱ و حساب جاری بانک سپه به شماره ۱۲ می تواند به عنوان حساب تفصیلی سطح ۲ بشمار رود.

این تعریف در رابطه با کالاها نیز در شرکت بسیار کاربرد دارد یعنی کالاهایی که تنوع بسیار داشته و درانواع ، مدل ها و رنگهای مختلف تولید و فروخته می شود نیاز به حساب های تفصیلی چند سطحی داریم .

به عنوان مثال یک کالای برقی که انواع و اقسام رنگ و مدل را در خود دارد می بایستی توسط حسابهای تفصیلی چند سطحی در سیستم معرفی شود . به طور کلی حسابهای تفصیلی برای جزء کردن گزارشات و کمک به مدیریت برای سیاست های آتی ایشان در نظر گرفته می شود.

حساب های تفصیلی شناور: بعضی از نرم افزارها این قابلیت را دارند و همانطوری که از اسم آن پیدا است ، حسابهای تفصیلی شناور به صورت شناور با حساب های معین در ارتباط می باشند و می توانیم از طریق حسابهای معین به آن اشاره نماییم.

یعنی وقتی که ما یک حساب تفصیلی شناور داشته باشیم می توانیم آن را به حسابهای معین مختلفی ارتباط دهیم . به عنوان مثال در حساب معین یا تفصیلی فردی به نام آقای حسینی را به عنوان مشتری و همچنین فروشنده و همچنین دارای سمت های مختلف را می خواهیم در نرم افزار تعریف نماییم .

در این حالت اگر این فرد را به صورت عادی بخواهیم معرفی نماییم لازم است که در زیرگروه چند حساب تعریف شود ولی با حسابهای تفصیلی شناوربا امکانی که در نرم افزار وجود دارد فقط ارتباط این حساب را با حساب های دیگر مشخص می نماید.

سند حسابداری چیست؟