سند اختتامیه چیست؟

چرخه ی حسابداری از عملیاتی ایجاد شده است که همه ساله و یا در هر دوره ی مالی تکرار می گردد. با ثبت سند افتتاحیه شروع و با گردآوری اطلاعات و جزئیات مالی، ثبت تمامی معاملات آماده سازی ترازها، آماده نمودن سود و زیان حاصله امتداد پیدا می کنند و با بستن حساب های اعم از موقت و دائمی نمودن آن ها و ثبت سند اختتامیه در دفتر روزانه به اتمام خواهد رسید.

» آیا می دانید که سند اختتامیه چیست؟

سند اختتامیه در واقع در پایان سال مالی به ثبت می رسد. پیش از ثبت سند اختتامیه باید کلّیه ی حساب های موقت بسته گردند. حساب های موقت کلّیه ی حساب های سود و زیان که از حساب فروش نیز درآمد، هزینه ها، بهای تمام گردیده، ایجاد شده است. در ثبت سند اختتامیه دستی کلّیه ی عملیات مالی سال پیشین بسته می گردد. با ثبت این سند دیگر امکان به ثبت رساندن سند ضمن آن سال مالی مهیا نخواهد بود. با به انجام رساندن اصلاحات مورد نیاز بر روی سند موقت و منتقل نمودن آن به دفاتر کل، مانده حساب در آن دفتر به صفر می رسد. یک تراز آزمایشی ضمن اختتامیه تشکیل خواهد گردید که مشمول حساب های دائمی نیز باشد.

» به چه هنگام به ثبت سند اختتامیه نیاز خواهد بود!

طی مواردی نیاز می باشد که حساب های مشتریان در طی دوره بسته گردد، یا آن که در پایان دوره مالی یک کمپانی باید اقدام به بستن حساب ها شود.

✓ طی یک دوره‌ی مالی؛

طی مواردی که مشتریان بنابر عللی چون؛ پرداخت ننمودن بدهی و یا قطع همکاری مانده حساب های خویش را تأدیه نمی نمایند. ضمن بعضی از موارد با ارائه داشتن تخفیفات به مانده حساب باید حساب مشتری طی آن سال مالی بسته گردد. طی این موارد نیاز می باشد که مانده بدهی مشتریان ضمن مطالبات سوخت گردیده، واقع بشود و یا آن که ضمن سرفصل های متناسب به مرحله ی ثبت برسد.

✓ پایان یک دوره‌ی مالی؛

ضمن پایان دوره مالی نیاز می باشد، جهت معین نمودن سود و زیان کمپانی، انتقال مانده حساب دائم به سال مالی پس از آن که باید ضمن یک سند اختتامیه ضمن سال پس از آن سال سند ثبت گردد، انجام شود. نیاز است جهت بستن حساب ها تمامی حساب های موقت در یک حساب دائمی بسته بشود و پس از آن مانده تمامی حساب های دائم بسته گردد. به گونه افتتاحیه به سال بعدی انتقال یابد. ثبت مانده حساب ها ضمن سند اختتامیه تماماً بر عکس سند افتتاحیه است. به عبارتی در سند اختتامیه مانده بانک ها به عنوان بستانکار خواهند بود.

» شیوه ی بستن حساب های دائم؛

حساب های دائم به عبارتی همان حساب هایی می باشد که قابلیت منتقل شدن به سال بعد را داراست. بعد از بستن حساب های موقت نیاز است حساب های دائم را ببندیم. البته که با سند ثبت اختتامیه، حساب های دائم یک شرکت بسته خواهد شد. حساب های دائم، شرایط و موقعیت مالی یک شرکت را نمایان خواهد ساخت.

» شیوه ی بستن حساب های موقت؛

حساب های موقت در واقع به حساب خلاصه سود و زیان بسته می گردد. یعنی آن که حساب های موقت که ماهیت بدهکار را به خود گرفته اند، بستانکار خواهند شد و به حساب سود و زیان بسته خواهند گردید. حساب های موقت، به عبارتی حساب هایی می باشند که، به همان دوره مالی اختصاص دارند و از قابلیت انتقال به دوره مالی بعد برخوردار نمی باشند. جهت بستن حساب های موقت در پایان سال نیاز خواهد بود از خلاصه سود و زیان تحت عنوان یک حساب موقت واسط بهره گیرید.

» مراحل منوط بر بستن حساب های موقت؛

✓ مرحله ی اوّل؛ بستن حساب های مربوط به درآمد و فروش؛

ضمن این مرحله مانده درآمد و فروش باید بدهکار بشود و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار معرفی گردد.

✓ مرحله ی دوّم؛ بستن حساب های مربوط به هزینه ها؛

طی این مرحله باید معادل جمع تمام هزینه ها، به همراه خلاصه سود و زیان را بدهکار نمود و هزینه های موجود را بستانکار به مرحله ثبت رساند.

✓ مرحله ی سوّم؛ بستن حساب های مربوط به خلاصه سود و زیان؛

خلاصه سود و زیان موجود به حساب سود و زیان انباشته بسته خواهد شد. مانده بستانکار بیانگر میزان سود و مانده بدهکار بیانگر زیان در سال مالی پشت سر گذارده شده خواهد بود.

✓ مرحله ی چهارم؛

نهایتاً حساب های دائمی نیز بسته خواهد شد و سند اختتامیه می خورد. البته نیاز است که ذخیره مالیاتی و… هم به مرحله ی ثبت برسد.

در پایان بهتر است این گونه بگوییم که؛ طی مواردی این چنین به چَشم می خورد که حساب خلاصه سود و زیان مستقیماً به حساب سرمایه بسته می گردد. البته که طی این حالات گزارش گیری دقیق و کامل مقدار سود و زیان هر سال ممکن و میسر نخواهد بود و نیاز است دگرگونی ضمن سرمایه به نهاد ثبت کمپانی ها صورت جلسه نمایند.

مطالب مرتبط:

• حسابداری مالی