چرخه حسابداری چیست؟ + بررسی کامل مراحل چرخه حسابداری

چرخه حسابداری مجموعه‌ای از مراحل سیستماتیک و تکراری است که برای ثبت، طبقه‌ بندی، خلاصه‌سازی و گزارش‌گیری اطلاعات مالی یک کسب‌ و کار در طول یک دوره مالی به کار می‌رود. این چرخه به حسابداران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی دقیق و قابل‌ اتکا تهیه کنند.

مراحل چرخه حسابداری

1. جمع آوری اطلاعات مالی (تشخیص رویدادهای مالی)
2. تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و اندازه گیری آنها
3. ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
4. انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
5. تهیه تراز آزمایشی
6. اصلاح حسابهای دفتر کل
7. تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
8. تهیه صورتهای مالی
9. بستن حسابهای موقت
10. تهیه تراز اختتامی
11. بستن حسابهای دائمی

مراحل 1،2،3،4 در طول دوره مالی به صورت مداوم انجام میشود.

مراحل 5،6،7 در طی دوره مالی بر حسب نیاز انجام میشود.

مراحل 8،9،10،11 در آخر دوره مالی و معمولا یک بار اجرا میشود.

1_جمع آوری اطلاعات مالی (تشخیص رویدادهای مالی)

منظور از جمع آوری اطلاعات همون تهیه فاکتور خرید و فروش،فیشهای بانکی،قبوض پرداختی،فاکتور و صورتحساب هزینه های انجام شده می باشد. نکته قابل اهمیت در جمع آوری اطلاعات این است که خیلی باید دقت شود تا از مدارک غیر واقعی استفاده نشود.

2_تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و اندازه گیری آنها

در این مرحله، رویدادهای مالی شناسایی‌شده تجزیه و تحلیل می‌شوند تا نوع حساب‌های درگیر، ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن آن‌ها و مبلغ مربوطه مشخص گردد. هدف این است که اطمینان حاصل شود رویدادها به‌درستی در سیستم حسابداری بازتاب می‌یابند و اثر آن‌ها به‌درستی سنجیده می‌شود.

3_ثبت رویدادهای مالی در  دفتر روزنامه

پس از تحلیل، معاملات در قالب ثبت‌های حسابداری به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه وارد می‌شوند. هر ثبت شامل حداقل دو حساب (یکی بدهکار و دیگری بستانکار) است که در قالب سیستم دوطرفه ثبت می‌گردند. این دفتر پایه اولیه ثبت اطلاعات مالی است.

این کار در نرم افزار حسابداری سازه حساب به شرح زیر صورت میگیرد:

4_ انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل

بعد از آنکه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حسابهای مربوط در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل گفته میشود. دفتر کل شامل حساب‌های تفصیلی هر دسته از دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه، درآمد و هزینه است. این کار به طبقه‌ بندی و تجمیع اطلاعات کمک می‌کند.

5_ تهیه تراز آزمایشی

پس از انتقال داده‌ها به دفتر کل، یک تراز آزمایشی تهیه می‌شود تا بررسی شود که مجموع مبالغ بدهکار با مجموع بستانکار برابر است. این تراز ابزار کنترل اولیه‌ای برای کشف خطاهای احتمالی در ثبت یا انتقال اطلاعات است.

مواردی که باعث عدم توازن تراز آزمایشی می شود؟

1- ثبت سند حسابداری به صورتی که ارقام بدهکاری با بستانکاری غیر برابر داشته باشد.

2- انتقال دادن یک طرف ثبت دفتر روزنامه به دفاتر کل

3- انتقال نادرست اطلاعات ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل

4- روند غلط در مانده گیری هر کدام از حساب های مربوط به دفتر کل

5- روند غلط در محاسبه جمع ستون های تراز آزمایشی

در نرم افزار سازه حساب در نسخه ی پیشرفته تراز آزمایشی به صورت دو و چهار ستونه تهیه میشود.

6_ اصلاح حسابهای دفتر کل

در پایان سال مالی اقداماتی از قبیل محاسبه استهلاک و ذخایر مالیات،ذخیره مطالبات مشکوک الوصول،ذخیره سنوات کارکنان و…..انجام می پذیرد و در نتیجه تراز آزمایشی اصلاح شده تهیه می گردد.

7_ تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده

پس از انجام اصلاحات باید تراز آزمایشی ای را طراحی کنید که کلیه اصلاحات نیز در آن قید شود که نام آن تراز آزمایشی اصلاح شده است. این تراز مبنای تهیه صورت‌های مالی قرار می‌گیرد و نشان‌دهنده وضعیت نهایی حساب‌ها پیش از تهیه گزارشات است.

8_ تهیه صورتهای مالی

تهیه صورت های مالی مانند صورت سود وزیان،صورت سرمایه و ترازنامه در مرحله ی بعد از تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده قرار میگیرد.

• صورت سود و زیان : نتیجه فعالیت هر شرکتی از روی صورت سود و زیان مشخص میشود که این گزارش در هر واحدی به صورت متفاوت با واحد های دیگر می باشد و در نرم افزار سازه حساب با زدن کلید میانبر 87 به راحتی می توانید صورت سود و زیان خود را تهیه کنید.

• صورت سرمایه : تمامی تغییرات سرمایه ای یک بنگاه اقتصادی در پایان سال مالی باید گزارش گردد که این گزارش به ترتیب سرمایه اولیه و اگر سرمایه گذاری مجددی صورت بگیرد،برداشت کسر میگردد و در نهایت سود یا زیان طی سال مالی اضافه یا کسر میگردد تا میزان سرمایه در پایان دوره مشخص شود.
• ترازنامه : ترازنامه به دو شکل طراحی شده است که مهمترین آن ترازنامه به شکل T است که دارایی ها در یک طرف و در طرف دیگر مجموع بدهی ها و سرمایه ها درج میشود که باید این دو طرف طبق معادله حسابداری با هم برابر و تراز باشد.

در نرم افزار سازه حساب ترازنامه خود را میتوانید تهیه و چاپ بگیرید.

9_ بستن حسابهای موقت

در پایان دوره مالی، حساب‌های موقت مانند درآمدها، هزینه‌ها و برداشت‌ها بسته می‌شوند تا برای شروع دوره جدید آماده باشند. مانده این حساب‌ها به حساب سرمایه (یا سود و زیان انباشته) منتقل می‌شود.

10_ تهیه تراز اختتامی

تراز اختتامی آخرین تراز آزمایشی در دوره مالی است که شامل تنها حساب‌های دائمی (دارایی، بدهی، سرمایه) است. این تراز اطمینان می‌دهد که حساب‌های دائمی آماده برای انتقال به دوره مالی جدید هستند.

قبل از بستن حساب های دائم باید لیستی از آن در صورت حسابی تحت عنوان تراز اختتامی تهیه کنید.

 11_ بستن حسابهای دائمی

اگرچه حساب‌های دائمی بسته نمی‌شوند به معنای کامل، اما در برخی سیستم‌های حسابداری مانده آن‌ها به دفاتر دوره مالی بعد منتقل می‌شود. این کار به شروع منظم و دقیق چرخه حسابداری جدید کمک می‌کند.

سوالات متداول درباره چرخه حسابداری

چرخه حسابداری چیست و چرا اهمیت دارد؟

چرخه حسابداری فرآیندی گام‌به‌گام برای ثبت، پردازش و گزارش‌گیری از اطلاعات مالی در یک دوره زمانی مشخص است. این چرخه کمک می‌کند تا صورت‌های مالی دقیق، شفاف و قابل استناد تهیه شود که برای تصمیم‌گیری مدیران، سرمایه‌گذاران و سازمان‌های نظارتی مهم است.

آیا همه شرکت‌ها باید چرخه حسابداری را دنبال کنند؟

بله، همه کسب‌وکارها – چه کوچک و چه بزرگ – باید به نوعی از چرخه حسابداری پیروی کنند تا بتوانند عملکرد مالی خود را ثبت، پیگیری و گزارش دهند و همچنین با قوانین مالیاتی هماهنگ باشند.

تفاوت بین حساب‌های موقت و دائمی در چرخه حسابداری چیست؟
حساب‌های موقت شامل درآمدها، هزینه‌ها و برداشت‌ها هستند که در پایان دوره مالی بسته می‌شوند. اما حساب‌های دائمی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه در پایان دوره بسته نمی‌شوند و مانده آن‌ها به دوره بعد منتقل می‌شود.

چرا اصلاحات در پایان دوره مالی انجام می‌شود؟

برخی از رویدادهای مالی به‌صورت تدریجی اتفاق می‌افتند (مانند استهلاک) یا ممکن است هنوز پرداخت یا دریافت نشده باشند (مثل هزینه‌های معوق). اصلاح حساب‌ها باعث می‌شود صورت‌های مالی دقیق‌تر و مطابق با واقعیت مالی شرکت باشند.

آیا تهیه تراز آزمایشی اختیاری است؟

در عمل، تهیه تراز آزمایشی الزامی نیست اما بسیار ضروری است چون به کشف اشتباهات احتمالی در ثبت یا انتقال حساب‌ها کمک می‌کند و پایه‌ای برای تهیه صورت‌های مالی است.

هر چند وقت یک‌بار چرخه حسابداری اجرا می‌شود؟

چرخه حسابداری معمولاً به‌صورت سالانه اجرا می‌شود، اما شرکت‌ها ممکن است چرخه‌های ماهیانه یا فصلی نیز برای گزارش‌گیری داخلی داشته باشند.

آیا نرم‌ افزارهای حسابداری چرخه حسابداری را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند؟

بله، بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری مدرن مراحل چرخه حسابداری را تا حد زیادی خودکار کرده‌اند؛ اما همچنان درک مفاهیم پایه برای کنترل، بررسی و تحلیل اطلاعات مالی ضروری است.

بهترین نرم افزار حسابداری را از ما بخواهید : 

نرم افزار حسابداری پیمانکاری

نرم افزار حسابداری انبارداری

نرم افزار حسابداری تولیدی

نرم افزار حسابداری خدماتی