یکی از بزرگترین مشکلات شرکتها از دست دادن اطلاعات مالی و حسابداری می باشد .ای مسئله باعث بروز مشکلات فراوانی مانند از بین رفتن حساب مشتریان ، هدر رفتن وقت و انرژی واحد حسابداری ، هدر رفتن هزینه های صرف شده بابت حسابداری ، به تعویق افتادن امور جاری شرکت و دیگر مشکلات نقدینگی ، مالی ، روانی و …. می شود .

دلایل مختلفی برای از دست دادن اطلاعات در زندگی روزمره ما وجود دارند که به نحوه ذخیره سازی ، نگهداری و مدیریت اطلاعات و عدم آگاهی و شناخت از نحوه عملکرد سیستم های مالی و سخت افزاری بر می گردند.

به صورت کلی برخی از دلایل ازدست رفتن اطلاعات به شرح ذیل قابل بیان می باشد :

محتوا پنهان
حذف فایل ها به صورت تصادفی

حذف اشتباهی و تصادفی فایل ها ، مثل حذف ناخواسته فایل اکسل یا ازدست دادن نسخه اصلی بعد از ویرایش یک فایل یا بدتر از آن فرمت کردن پارتیشن یا فولدر یا فلش حاوی اطلاعات مالی و حسابداری جزء ریسک هایی روزمره بوده و بیشتر افراد آن را نادیده می گیرند . اغلب اطلاعاتی که در این حالت از دست می روند به دلیل عدم پشتیبان گیری مرتب از اطلاعات می باشد.

ویروس و بد افزار های مخرب

کامپیوترهایی که به شبکه جهانی اینترنت متصل اند یا اتصال حافظه های جانبی ماننده هارد و فلش و… به کامپیوترهای مختلف احتمال حملات انواع و اقسام ویروس ها را افزایش می دهد. ویروس هایی که باعث مختل کردن سیستم عامل ، مصرف پهنای باند و آسیب زدن به اطلاعات می گردد. خطرناک ترین حملات برای سرقت و یا آسیب رساندن به اطلاعات ، از نوع تجاری آن می باشد. اطلاعات مشتری ها ، اطلاعات صنعتی و فنی مورد نیاز برای ساخت محصولات سری ، اطلاعات مالی و معاملاتی شرکت ها و… خیلی موارد دیگر که حفظ و نگهداری آن ها ارزش بسیار بالایی داشته باشند.

آسیب های مکانیکی هارد دیسک

قطعات مکانیکی مختلفی در هارد دیسک وجود دارند و جای تعجبی نیست که به راحتی آسیب ببینند. البته راه هایی برای بازگردانی اطلاعات هارددیسک وجود دارد، اگر هارد دیسک دچار مشکل جدی نشده باشد .در غیر این صورت هیچ تضمینی وجود ندارد که حتی متخصصین خدمات ریکاوری بتوانند اطلاعات را بازگردانی کنند.

قطع برق

قطع برق و خاموش شدن ناگهانی کامپیوتر می تواند آسیب های جدی به دنبال داشته باشد. هنگامی که در حال ثبت اسناد حسابداری ، تهیه صورتهای مالی ، تهیه گزارشات اکسل ، تهیه لیست حقوق و دستمزد هستید و در مراحل پایانی آن به سر می برید ، ناگهان برق می رودو اطلاعات تان را از دست می دهید. در شرایط بدتر با تغییرات ناگهانی ولتاژ ممکن است قطعات سخت افزاری سیستم دچار آسیب شود.

سرقت کامپیوتر

در این حالت همزمان کامپیوتر و اطلاعات از دست می روند. همیشه خطر دزدیده شدن وسایل الکترونیکی وجود دارد خصوصا برای افرادی که زمان زیادی همراه با وسایل الکترونیکی شان خارج از منزل یا محل کار قرار دارند. این خطر برای افرادی که سیستم مالی خود را همراه خود به جاهای مختلف میبرند افزایش پیدا می کنند . مثلا اگر لپ تاپ حاوی نرم افزار حسابداری به سرقت رود قطعا ارزش اطلاعات حسابداری ، مالی ، اداری موجود در آن بسیار ارزشمند تر از ارزش مالی دستگاه می باشد . اگر از استراتژی مناسب برای پشتیبان گیری اطلاعات استفاده کنید و آن ها را در مکانی امن ذخیره سازی کنید ، از دست دادن کامپیوتر ممکن است کمتر دردناک باشد.

ریخته شدن مایعات روی سیستم

از آنجا که استفاده از لپ تاپ در چند سال اخیر رشد بالایی داشته است ،بسیاری از آسیب ها ناشی از ریختن نوشیدنی بر روی لپ تاپ است. همه لپ تاپ ها قابلیت محافظت در برابر خیس شدن ندارند. مایعات باعث اتصال کوتاه در اجزای مهم الکترونیکی شده و ممکن است باعث از کار افتادن کامپیوتر شود.

انفجار و آتش سوزی

هرچند ممکن است بعید به نظر بیاید که کامپیوتر یا لپ تاپ دچار حریق شود، اما این احتمال وجود دارد که لپ تاپ در محل کار ، منزل و یا خودرو دچار آتش سوزی شود ، عدم کولینگ مناسب سرور ها و یا اشکالات فنی و حتی مشکلات مربوط به باطری در لپ تاپ ها می تواند مستقیما اطلاعات را تهدید کند.

راه های پیشگیری از نابودی اطلاعات:

بیشتر ما از خطرات احتمالی و ریسک از دست دادن اطلاعات خبر داریم اما راه های اجتناب از آنها را نمی دانیم.تنها راه پیشگیری برای از دست ندادن اطلاعات و دچار نشدن به این اشتباهات پشتیبان گیری از اطلاعات و ذخیره سازی آن ها در مکانی مناسب است. پس بهتر است همین حالا نسبت به پشتیبان گیری از اطلاعات مهم تان اقدام کنید و از آن مهم تر مکانی مناسب برای حفظ و نگهداری آن پیدا کنید.

back up یا پشتیبان چیست؟

Back up ، کپی پشتیبانی از داده‌ها است که «خارج از سرور اصلی پایگاه داده، نگهداری می‌شود». هر نرم‌افزار مدیریت پایگاه داده، روشی برای پشتیبانی از داده‎ها دارد، که به وسیله آن همه‌ی داده‌ها و اطلاعات در یک یا چند فایل ذخیره می‌شوند تا در صورت بروز مشکل‌ و خرابی داده‌ها، از این فایل‌ها برای بازیابی داده‌های نرم افزار استفاده شود. در واقع ما با کمک Back up ها می‌توانیم زمان را به عقب برگردانیم.

ویژگی های یک Back up مناسب:

متاسفانه وجود Back up به تنهایی برای رفع صدمات وارد شده به دیتابیس‌ کافی نیست بلکه لازم است یک Backup مناسب، داشته باشیم. دلیل اینکه در این تعریف بر خارج از سرور، تاکید شده، این است که معمول‌ترین مشکلی که منجر به از دست رفتن داده‌ها می‌شود، بروز خرابی در محل نگهداری داده‌ها یا هارد دیسک‌های سرور پایگاه داده است. پس، اگر backup ها نیز بر روی دیسک‌های اصلی پایگاه داده ذخیره شوند؛ در صورت خرابی پایگاه داده اصلی، کپی‌های پشتیبان از داده‌ها نیز صدمه خواهند دید و Back up ماهیت اصلی خود برای حفظ اطلاعات را از دست داده و کاربردی نخواهد داشت.

تهیه یک Back up یا پشتیبان خارج از سرور اصلی :

برای تهیه یک Back up یا پشتیبان خارج از سرور اصلی میتوانیم از روش های روش های زیر استفاده کنیم

داده‌ها را در شبکه بر روی سرور دیگری کپی کنیم.
روی هارد دیسک external قرار دهیم.
داخل tape ها و DVD ها رایت کنیم.

حتی در صورتی که این کارها را انجام دهیم، باز هم یک فایل Backup می‌تواند ازبین برود .یعنی لزوما خارج کردن از سرور، به معنی محافظت کامل از اطلاعات نیست.

دلایل از بین رفتن فایل های پشتیبان خارج از سرور:

فایل تحت شبکه به دلیل قطع و وصلی‌های داخلی ممکن است صحیح کپی نشود.
فایل روی هارد دیسک‌ها نیز ممکن است به دلیل صدمه یا خرابی هارد، دچار مشکل شود.
یک DVD ممکن است به راحتی صدمه ببیند و دیگر قابل خواندن نباشد.

تنها Back up هایی قابل استفاده و صحیح هستند که بازیابی شدن اطلاعات در آن‌ها تست شده باشد. به عبارت دیگر حداقل یک‌بار از محل نگهداری Back up ها، داده‌ها روی یک سرور تستی، بازیابی شده باشد.

ارسال back up ها به فضای ابری:

یکی از بهترین و مطمئن ترین ذخیره اطلاعات ارسال back up ها به فضای ابری می باشد. از جمله مزیت های این شیوه می توان به در دسترس بودن، همگام سازی، اشتراک گذاری، هزینه اند ک نگهداری و امنیت بالای اطلاعات اشاره کرد . در واقع به کمک آن میتوان اطلاعات مالی و حسابداری را از تمامی آسیب های ذکر شده محافظت نمود.

از آنجا که شرح این شیوه ضروری است اما نیاز به توضیح مفصلی دارد که در این مقاله فرصت بیان آن نیست از شما دعوت می نماییم برای آشنایی با این شیوه مقاله ی آموزشی ارسال back up ها به فضای ابری را مطالعه بفرمایید.

بهترین نرم افزار حسابداری را از ما بخواهید :

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم افزار حسابداری بازرگانی

نرم افزار حسابداری شرکتی

نرم افزار حسابداری تولیدی

4/5 - (2 امتیاز)