ماده 9 «آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم » سند حسابداری را چنین تعریف می کند:
برگه یا مدرک حساب یا سند حسابداری عبارت از نوشته ای است که درآن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و چنین مدرکی پس از امضاءمرجع ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.
سند حسابداری در ثبت رایانه ای رویدادهای مالی ، عبارت است از یک فرم که کاربر می تواند یک/چند تراکنش مالی را در آن وارد نماید. هر تراکنش مالی مرکب از دو آرتیکل و هر آرتیکل در بردارنده حداقل یک کد حساب و مبلغ(بدهکار/بستانکار) می باشد به علاوه هر سند مالی الزاما دارای شماره سریال و تاریخ نیز هست.
برخی توسعه هایی که در اسناد حسابداری رایانه ای داده شده است عبارتند از:
1) برای هر آرتیکل در سند علاوه بر کد حساب می توان N کد کنترلی(تفصیلی) جهت منظورهای مختلف را نیز درج کرد(مثلا کد پروژه، کد ریز هزینه، کد قرارداد و …)
2) برای هر آرتیکل در سند علاوه بر مبلغ(بر اساس واحد شمارش) می تواند مبلغ مرتبط با ارز، نرخ مبادله و نوع ارز را نیز ثبت کرد.
3) هر سند می تواند انواع مختلفی داشته و این انواع در طبقه بندی گزارشهای مالی موثر باشد.
4) هر سند می تواند دارای چند شماره باشد(شماره سریال موقت، شماره سریال دائم، شماره فرعی سند، شماره عطف سند و….)
5) کلیه ویرایش های انجام شده تا قبل از تایید نهایی توسط سیستم و به نام کاربر ثبت می شود و تاریخچه تنظیم سند قابل گزارش گیری است.
6) امکان پردازش آرتیکلها(حذف، کپی، حذف و کپی، ارسال، درج، مرتب سازی و..) به راحتی امکان پذیر است.
7) امکان پردازش اسناد(ادغام اسناد، مرتب سازی، کپی محتوا از سند دیگر و…) به راحتی امکان پذیر است.
8) مراحل تنظیم تا ثبت قطعی سند می تواند N مرحله ثابل تعریف باشد(تنظیم، بازبینی، ثبت سند، تایید، تصویب، ثبت قطعی سند و…)
9) می توان الگوی سند مالی تنظیم نموده و برای تعاملات مالی مشخص(نظیر پرداخت وجه، فروش کالا و…) وفق الگوی تعریف شده به سادگی سند را تنظیم کرد.
همانطور که در تصاویر نرم افزار حسابداری سازه حساب مشاهده می کنید اطلاعات زیر در اسناد موجود می باشد:
– شماره سند
– تاریخ سند
– عنوان برگه که در این مورد “سند حسابداری” می باشد
– ستون شرح برای درج نام حساب
– ستون جز برای ثبت گردش حساب های معین و یا حساب های جز
– ستون بدهکار و ستون بستانکار
– ردیف جمع مبالغ
و در نهایت محلی برای ثبت مشخصات تکمیل کنندگان و تایید کنندگان سند حسابداری. البته ممکن است اطلاعات بیشتری از قبیل یادداشت های توضیحی، تعداد اسناد پیوست سند، مرحله تنظیم سند و … نیز در برخی نرم افزار ها در نظر گرفته شده باشد.
نمونه چاپ سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سازه حساب
