گاهی پیش می آید که حسابداران در زمان تهیه تراز آزمایشی و یا چک کردن مانده حسابها متوجه وجود مغایرت و اختلافی بین مانده حساب های بانکی براساس صورتحساب بانک و مانده دفاتر شرکت میشوند یا گاهی حتی با وجود همخوانی داشتن مانده حساب ها متوجه وجود مشکلی در عملیات های مالی شرکت می شوند در این شرایط است که لزوم تهیه صورت مغایرت بانکی مشخص میشود.
صورت مغایرت بانکی در واقع لیستی از حساب های بانکی است که برای یک بازه زمانی مشخص و به وسیله صاحب حساب بانکی تهیه می شود. این لیست می تواند اختلاف ها و مغایرت های بین اسناد حسابداری و صورت حساب های بانکی را مشخص کند.
مراحل حسابداری تهیه صورت مغایرت بانکی
در مرحله اول از تهیه صورت مغایرت بانکی باید همه اقلامی که در دفاتر حسابداری شرکت و صورتحساب بانک ها ثبت شده است را بررسی کنید. برای این کار باید تمام اقلامی که در سمت بدهکار و در سمت بستانکار قرار گرفته اند در مجموع برابر و تراز باشند.
در مرحله دوم از کار باید همه اقلامی که در مرحله قبل ثبت شده اند دارای وضعیت مشخصی شوند. این اقلام باید به یکی از چهار حالت «اقلام باز بستانکار صورتحساب بانکی» ،«اقلام باز بدهکار صورتحساب بانکی» ،«اقلام باز بدهکار دفاتر شرکت»، «اقلام باز بستانکار دفاتر شرکت»، «اقلام باز بدهکار صورتحساب بانکی» و تقسیم شوند.
۱- منظور از اقلام باز بستانکار صورت حساب بانک
مبالغی است که بانک به حساب مؤسسه واریز نموده ولی به دلیل نرسیدن اعلامیه بستانکار آن به مؤسسه در دفاتر عمل نشده است .مانند وصول وجه چک و سفته واگذار شده به بانک و واریزی مشتریان که فیش آن به مؤسسه ارائه نشده باشد.
2- منظور از اقلام باز بدهکار صورت حساب بانک
مبالغی است که بانک از حساب مؤسسه کسر نموده و به هر دلیلی اعلامیه بدهکار آن به مؤسسه نرسیده و در دفاتر عمل نشده است .مانند کارمزد های بانکی و برداشت های بانک بر اساس حکم مراجع قضایی و بازداشت نامه های حساب های بانکی توسط سازمان تأمین اجتماعی.
۳- منظور از اقلام باز بدهکار دفاتر شرکت
مبالغی است که مؤسسه به عنوان واریزی به حساب در دفاتر مؤسسه، ثبت کرده ولی به دلایل مختلف مانند پایان وقت اداری، در دفاتر شعبه بانک اعمال نشده و روز بعد ثبت می گردد،که به این موارد؛ واریزی پایان وقت اداری یا وجوه بین راهی گفته می شود.
۴- منظور از اقلام باز بستانکار دفاتر شرکت
به طور معمول چک های صادره از طرف مؤسسه است که به محض صدور آن چک ها در دفاتر مؤسسه حساب بانک بستانکار می گرد،ولی تا زمانی که این گونه چک ها توسط ذی نفع چک جهت وصول به بانک ارائه نگردد، در بانک پرداخت و ثبتی به عمل نمی آید و در اصطلاح به این گونه چک ها، چک بین راهی یا چک معوق گفته می شود.
۵- منظور از اشتباهات
ممکن است در زمان بررسی دفتر معین اقلامی نیز دیده شود که حسابدار یا بانک آن ها را به اشتباه ثبت کرده باشند. این اشتباهات معمولا رایج تر از بقیه هستند: ثبت اعداد به صورت غلط – ثبت مبالغ بستانکار در بدهکار و یا برعکس – ثبت مبالغ مربوط به یک حساب دیگر، اینها مواردی هستند که شماره مدرک صحیح است و در یکی از دفاتر مؤسسه یا بانک به طور درست عمل شده است ولی در دفتر دیگر ثبت آن به صورت صحیح انجام نگرفته است.
حسابدار باید کنترل های لازم را انجام دهد، تا مشخص شود اشتباه از ناحیه کدام طرف است و در این گونه موارد مبالغ را از هم کسر نموده و مابه التفاوت را در محل صحیح یادداشت می نماییم.
همچنین در مرحله سوم و آخرین مرحله باید صورت مغایرت بر اساس یکی از مواردی که باعث ایجاد مغایرت بانکی می شوند مشخص شود.
روش های تهیه صورت مغایرت بانکی
سه روش برای تهیه صورت مغایرت بانکی وجود دارد :
1- روش مبنا قرار دادن مانده صورتحساب بانک برای تهیه صورت مغایرت بانکی:
در این روش با انجام تعدیلاتی از مانده بانک طبق دفاتر شرکت به مانده بانک طبق صورتحساب بانک می رسیم.در این روش به مانده طبق دفاتر شرکت مواردی مثل واریزی دیگران اضافه میشود و در مقابل مواردی مثل چک های معوق از مانده بانک کم میشود.
همچنین مواردی مثل اسناد تنزیلی / چک لاوصول /کارمزد بانکی و…از مانده شرکت کسرمیشود و مواردی مانند وجوه بین راهی به مانده بانک اضافه میشود و به این ترتیب به مانده طبق صورتحساب بانک میرسیم.
2- روش مبنا قرار دادن مانده بانک طبق دفاتر شرکت برای تهیه صورت مغایرت بانکی:
اینبار با انجام تعدیلاتی از مانده بانک طبق صورتحساب بانک به مانده بانک طبق دفاتر شرکت می رسیم بدین صورت که به مانده طبق صورتحساب بانک وجوه بین راهی اضافه میشود ومواردی از قبیل اسناد تنزیلی / چک لاوصول /کارمزد بانکی از مانده شرکت کم میشود.
همچنین ازمانده بانک چک های معوق کسر میشود و مواردی مثل واریزی دیگران به مانده شرکت اضافه میشود تا به مانده طبق دفاتر شرکت برسیم.
3- روش مبنا قرار دادن مانده واقعی برای تهییه صورت مغایرت بانکی:
در این حالت از مانده بانک طبق دفاتر و طبق صورتحساب بانک ، مانده واقعی به دست می آید.به مانده طبق دفاتر شرکت واریزی دیگران اضافه میشود و اسناد تنزیلی /چک لاوصول /کارمزد بانکی کسر میشود تا به مانده واقعی برسیم و یا به مانده طبق صورتحساب بانک وجوه بین راهی اضافه میشود و چک های معوق کسر میشود تا مانده واقعی مشخص شود.
*** در ضمن اشتباه حسابدار مربوط به هر موضوعی با توجه به مغایرتی که در مانده حساب ها به وجود آورده اضافه یا کسر می شود .
روش های تهیه صورت مغایرت بانکی در برنامه اکسل:
تهیه یک صورت مغایرت بانکی دقیق زمانی که با حجم عظیمی از تراکنش ها مواجه باشیم کاری بسیار دشوار و زمان بر است پس طبیعی است که بخواهیم برای تهیه یک صورت مغایرت بانکی از نرم افزارهایی مثل excel کمک بگیریم .
روش های زیر نمونه هایی از مغایرت گیری در اکسل است :
1-مغایرت گیری در اکسل با vlookup
2- ابزارfind combination در اکسل
۳- مغایرت گیری با Conditional formatting
اما همه این موارد مربوط به زمانی است که اعداد تکراری نداشته باشیم و لیست های ما Uniq باشد.چون توابع اکسل در زمان جست و جو در مرجع اطلاعات به اولین سطر داده مورد نظر که می رسند همان جا متوقف می شوند.پس داده های تکراری لیست شما هیچ وقت مغایرت گیری نخواهد شد.
راه حل مغایرت گیری صحیح چیست؟
نرم افزار و یا برنامه مغایرت گیری باید با هر بارجست و جو یک مقدار آن را علامتگذاری کرده تا حلقه های تکرار بعدی این عدد به عنوان علامت خورده تلقی گردد. با این روش شما تعداد بیشماری داده تکراری هم داشته باشید به ازای هر کدام از داده ها درهر دو لیست، علامتی قرار داده تا مشخص باشد.
تابع Vlookup در داده های تعداد پایین و بدون تکرار بهترین تابع است و در عرض چند دقیقه می توانید مغایرت گیری خود را انجام دهید. همچنین ابزار find combinationمیتواند در یافتن اختلاف حسابهایی که در ارتباط با مجموع اعداد است بسیار موثر باشد.
این Addins در Excel به کاربران این امکان را می‌دهد که تمامی ترکیب‌های مختلفی از اعداد را که می تواند حاصل جمع آنها مقدار مورد نظر ما شود را بیابد.
به عنوان مثال در سلولهایی از اکسل اعدادی موجود است و شما می خواهید ببینید که حاصل جمع چه ترکیبی از سلولها می تواند عدد 71 شود. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید این ابزار به راحتی این امکان را برا ما فراهم می آورد.
استفاده از Conditional Formatting نیز نوع دیگری از مغایرت گیری در اکسل می باشد . این روش با استفاده از رنگی کردن موارد تکراری انجام می گیرد، در این روش سطرهایی از جدول بانک را که دقیقا مشابه سطرهای جدول اکسل هستند رنگی می کنیم.
بدین منظور باید از فرمول Countifs استفاده کنید. توضیح دقیقتر اینکه با کمک فرمول Countifs باید هر سطر از جدول سمت راست را با کلیه سطر های سمت چپ مقایسه کنیم و هرجا تمام مقادیر هر سه ستون یافت شد حاصل فرمول Countifs بزرگتر از صفر خواهد شد.
موارد ذکر شده در بالا تنها نمونه هایی از ابزارهای قابل استفاده برای تهیه صورت مغایرت بانکی در اکسل می باشد.
تهیه یک صورت مغایرت بانکی و برطرف کردن مغایرت های موجود همواره یکی از دغدغه های حسابداران شرکت های بزرگ می باشد . در این مقاله سعی کردیم با بیان توضیحاتی جامع و ارائه راهکارهای ساده شما را در تهیه یک صورت مغایرت بی نقص یاری کنیم.
بیشتر بخوانید:
بهترین نرم افزار حسابداری را از ما بخواهید :
