کتاب کالایی با ویژگی های منحصر به فرد است بنابراین برای مدیریت مالی یک کتاب فروشی نیاز به نرم افزاری است که خاص این صنف طراحی شده باشد. نرم افزار تخصصی صنف کتاب سازه حساب دارای امکانات ویژه ای است که کلیه نیازهای انتشاراتی ها و فروشگاه های کتاب را برآورده می سازد.
لزوم استفاده از نرم افزارهای حسابداری در شغل کتاب فروشی در مراحل مختلف کار به شدت احساس میشود چرا که علاوه بر حجم بالای اطلاعات کتب و دیگر محصولات از قبیل نوشت افزار، هدایا و… روش ها و روال کار خاص خود را دارا هستند که یک نرم افزار جامع میتواند در پیشبرد امور مالی مجموعه موثر باشد.
تعریف و ورود اطلاعات
همواره یکی از چالشی ترین کارهایی که در زمان تاسیس کتاب فروشی یا سفارش و خرید عمده کتاب برای کتاب فروشی ها وجود دارد ثبت مشخصات و اطلاعات کتاب ها با ذکر جزئیات کامل از قبیل عنوان، نویسنده، مترجم، ناشر، چاپ و… در نرم افزار حسابداری یا دفتر ورودی انبار فروشگاه می باشد که این امر با وجود امکانات مربوط به دریافت ورودی از فایل اکسل قابل بازیابی است. از طرفی این حجم بالا نیاز به گروه بندی دقیق و بسیار جزئی داشته که با استفاده از امکانات گروه بندی درختی با امکان تعریف زیرگروه نامحدود این نیاز مرتفع شده است. علاوه بر این دسترسی به عنوان و کالای مورد نظر با وجود این حجم از اطلاعات نیازمند دسترسی به سیستم های جستجوی پیشرفته است.
ثبت خرید و فروش
اصولاً راحت ترین و سریعترین روش ثبت فاکتور کتاب و حتی سایر کالاها استفاده از شابک و بارکد با کمک دستگاه بارکد خوان است که نرم افزارها به سادگی این امکان را فراهم می آوردند. علاوه براین امکان جستجوی این عناوین با کمک چندین فیلد مختلف که جستجوی پیشرفته نرم افزار در اختیار قرار میدهد همراه با مکان یابی هر یک از عناوین در فضای فروشگاه و انبار برای دسترسی سریع بسیار مهم است. علاوه بر قابلیت اسکن بارکدها با دستگاه بارکدخوان، این قابلیت در نرم افزار تخصصی کتاب فروشی سازه حساب وجود دارد تا بتوان برای کالاهای موجود بارکد سفارشی تعریف و چاپ شود.
ثبت خدمات
در برخی از فروشگاه ها صرفاً بحث فروش کتاب و نوشت افزار مطرح نیست و در کنار این موارد ارائه خدمات به عنوان درآمدی جانبی برای مجموعه نیز به چشم میخورد که امکان ثبت این موارد نیز در فاکتورهای فروش نرم افزار فراهم شده به گونه ای که علاوه بر تعریف کد درآمدها (مثل صحافی و …..) می توان هزینه های پرداختی برای هر درآمد را نیز ثبت نمود.
انبارگردانی
انبار گردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آن با موجودی هایی که در داخل نرم افزار به ثبت رسیده است. انبارگردانی معمولاً یک یا دو بار در سال و در ایام تعطیل یا کم کاری مجموعه ها انجام می شود. قبل از آنکه انبارگردانی شروع گردد لازم است تا موجودی های انبار به نحو شایسته ای از سوی انباردارها مرتب گردد. لازمه شروع انبارگردانی، مرتب کردن انبارها شامل چیدن کتاب ها و کالاها در مکانهای قابل رویت، دسته بندی کتاب ها و تفکیک طبقات و انواع مختلف کالاها، تفکیک کتابهای امانی و جداکردن سایر اقلامی که به نوعی باید از اقلام دیگر متمایز شده و بطور جداگانه ای شمارش شوند.
نرم افزار حسابداری سازه حساب این امکان را فراهم میکند که بتوان تعداد نامحدود انبار و فروشگاه را تعریف کرده و انبارگردانی هر یک را به تفکیک انجام داد. ارائه کارتکس های مقداری و ریالی در کنار حواله های انتقالی بین انبارها گزارشات این بخش را نیز کامل میکند.
پیشنهاد مطلب مرتبط: چرخه حسابداری چیست؟
کتاب های امانی
ثبت کتب امانی یکی از مواردی است که برای فروشگاه های کتاب بسیار مورد توجه است چرا که در طول دوره کاری بسیار پیش می آید که عناوینی را به عنوان امانت از ناشرین و شرکت های پخش دریافت کرده و فروش امانی آن را انجام داده و نهایتا مبالغ دریافتی را طبق توافق و تعهدات انجام شده پس از کسر سود مورد نظر به حساب شخص آمر (انتشارات و..) واریز نماید. در حسابداری کتب امانی وضعیت گردش حساب اشخاص، انبارداری ها، درآمد حاصل از حق العمل کاری، گزارشات مربوط به فروش کتب امانی و…. باید مورد توجه قرار گیرد که نرم افزار حسابداری سازه حساب تمامی این امکانات را با ثبت در دفتر امانتی فراهم نموده است.
فروشگاه اینترنتی
کتاب کالایی است که خرید آن مثل بسیاری از کالاهای دیگر نیازی به بررسی و تست فیزیکی ندارد (هرچند امروزه تقریبا هر نوع کالایی که نیاز به بررسی هم داشته باشد به صورت اینترنتی به فروش می‌رسد). این ویژگی میتواند یک مزیت فوق‌العاده برای فروش اینترنتی این کالا محسوب شود.
راه اندازی فروشگاه اینترنتی هم نیازمند ثبت و ورود اطلاعات، تصاویر، قیمت ها، موجودی های بروز و یک سری اطلاعات است که باید ثبت شود. علاوه براین طبیعتاً میزان فروش، ثبت فاکتور ها و محاسبات نیز نیازمند یک سیستم حسابداری می باشد. با این وجود، امکان اینکه بتوان ارتباط متقابل بین فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری به گونه ای برقرار کرد که از ثبت مجدد اطلاعات و دوباره کاری ها جلوگیری شده و حسابداری دقیقی برای فروشگاه حقیقی و مجازی انجام شود بسیار حیاتی است. نرم افزار سازه حساب این امکان را فراهم میکند تا بتواند به طور کامل پاسخگوی نیاز مجموعه های اینچنینی باشد.
گزارشات
نرم افزار حسابداری سازه حساب، با ارائه امکانات جامع و گزارشات دقیق در خصوص میزان فروش کتابها، تعیین کتابهای پرفروش، عملکرد کاربران و فروشندگان، اشخاص و مجموعه های طرف حساب، شرایط و میزان تخفیفات و… به مدیریت مجموعه را در اتخاذ تصمیم‌های مدیریتی یاری می رساند.
طبیعتاً یک نرم افزار کامل باید بتواند کلیه اطلاعات مربوط به فروشگاه را که منجر به مبادلات مالی و اقتصادی شود را در هر قالبی اعم از دریافت و پرداخت، هزینه و درآمد، اسناد، چک ها و حواله های دریافتی و پرداختی و… ثبت نموده تا بتوان گزارشات دقیقی از وضعیت فعالیت و سود و زیان نهایی مجموعه بدست آورد. از آنجایی که نرم افزار حسابداری سازه حساب سیستمی کامل و یکپارچه است تمامی امکانات بخش های بازرگانی، خزانه داری، انبارداری و حسابداری را به صورت جامع ارائه می کند.