با توجه به اهمیت نرم افزارها و به طور کلی سیستم های حسابداری در ذخیره و حفظ اطلاعات مالی شرکت ها و موسسات، انتخاب یک نرم افزار ایمن و کامل بسیار اهمیت داشته و از نکات ضروری یک مدیریت حرفه ای محسوب می گردد.
اما با توجه به بالارفتن تعدد نرم افزارهای حسابداری، انتخاب از بین هزاران نرم افزاری که هرکدام نیز کاربردهای منحصر به فردی را دارا می باشد، بسیار کار سخت و دشواری است.
از این رو در این مقاله قصد داریم تا با ارائه برخی نکات مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، روزنه امیدی در این زمینه در دل مدیران هر کسب و کاری ایجاد کرده باشیم.
نکته مهمی که در ابتدا باید هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب به آن توجه ویژه داشته باشید، کسب آشنایی کافی از نیازها و کارکردهای مجموعه مورد نظر و تهیه لیست کاملی از این نیازها و توقعات در مورد نرم افزار حسابداری است.
بنابراین در ابتدا بررسی کنید که با توجه به نیازهای موسسه موردنظر، یک نرم افزار حسابداری خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد.
با توجه به اینکه شیوه ثبت اطلاعات و معاملات مختلف در هر کسب و کاری تغییر کرده و نمی توان به صورت سنتی وارد عمل شد، استفاده از نرم افزارهای حسابداری جهت ثبت اتوماتیک و بدون نقص داده های موردنظر بسیار حائز اهمیت است.
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
با توجه به اینکه قلب و مرکز هر شرکتی سیستم حسابداری آن محسوب می شود و کنترل تمامی فعالیت ها از طریق این نرم افزار پرکاربرد انجام می پذیرد، نکات زیر را در هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب در نظر داشته باشید.
صاحبان کسب و کارهای موفق معمولا دنبال نرم افزارهای حسابداری هستند که بیشترین کاربرد را در کمترین زمان ممکن ارائه دهد.
از این رو در صورتی که یک نرم افزار حسابداری دارای ویژگی های ثبت اطلاعات با سرعت بالا و امکان گزارش گیری از اطلاعات مالی و قدرت پردازش اطلاعات از قبل ثبت شده را داشته باشد، می توان گفت بهترین نرم افزار حسابداری را پیدا کرده ایم.
معیارهای انتخاب یک نرم افزار مناسب در هر کسب و کاری
در درجه اول باید سابقه فعالیت شرکت ارائه دهنده نرم افزار را زیر نظر گرفته و ببینیم آیا دارای سابقه مطلوبی هست یا خیر.
معیار بعدی در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، می تواند راحتی استفاده و پیچیده نبودن سیستم آن محسوب گردد.
دیگر معیارها در این زمینه می تواند تجارب کاربران قبلی نرم افزار مورد نظر تلقی شده و با کسب تجربه دیگران می توان بدون داشتن تجربه تلخ در این زمینه موفق شد.
در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری به مجوزهای تایید شده توسط سازمان های مربوطه نیز توجه کافی را داشته باشید تا دچار مشکلات امنیتی نشوید.
استفاده از بروزترین تکنولوژی های روز دنیا در نرم افزار مربوطه نکته بعدی در این زمینه است که هنگام استفاده از آن بسیار چشم گیر خواهد بود.
همچنین یک نرم افزار حسابداری خوب باید دارای یکپارچگی لازم در بین تمامی قسمت ها و امکانات موجود بوده و از قابلیت کاستومایز بودن نیز بهره مند باشد.
قابلیت کاستومایز بودن به قابلیتی گفته می شود که قابلیت به روزرسانی نیز نامیده می شود و از این طریق می توانید با بروزرسانی هر چند وقت یکبار نرم افزار به امکانات جدیدی دست یافته و سبب پیشرفت کسب و کارتان خواهید شد.
با توجه به اینکه هر نرم افزار حسابداری دارای قسمت های مختلفی همچون زیر سیستم ها می باشد، شما برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری باید زیر سیستم های موردنیاز کسب و کار خود را شناسایی کرده و با توجه به آن نرم افزار مورد نظر را انتخاب نمایید.
نرم افزار انتخاب شده توسط شما باید قادر باشد تمامی این زیرسیستم ها را به صورت یکپارچه درآورده و هماهنگی موردنیاز را در امکانات هر یک از این سیستم ها ایجاد کند.
همچنین باید به انتخاب ساده ترین نرم افزار موجود بپردازید چرا که در صورت نداشتن حسابدار می توانید با یک آموزش ساده فرد دیگری را به این کار گماشته و به طور موقت کار خود را راه بیاندازید.
طراحی هرچه ساده تر و سیستم ثبت یکپارچه و منظم در یک نرم افزار حسابداری بسیار مهم و کاربردی می باشد.